請求書が届かない場合の英文メール

様々なビジネスシーンで活用できる語学力。
やはり英語の知識はあったほうがいいな、学生時代にもっと勉強しておけばよかったと後悔している方も多いのではないでしょうか？

ここでは、よくある経理上のメールでのやりとりを英文と和訳で紹介しています。英語に自信がない方でも、例文を度々使うことによってパターンが身に付き、応用もできるようになるはず。

そのためにも、積極的に英語と関わってご自分のスキルにつなげていってください。
今回は届くはずの請求書がまだ届いていない場合に、取引先に伝えるメールをご紹介します。

シチュエーション

納品が済んだ商品に対して支払いをしようとしたところ、まだ手元に請求書が届いていないと社内の仕入れ担当より報告が入りました。
仕入れ担当は英語に不慣れで明子さんにメールを送って確認して欲しいと言っています。
明子さんは仕入れ担当に取引先の連絡先や今回の取引の詳細を聞き、早速メールで問い合わせることにしました。

英文メール

Subject : Regarding the invoice for product B

Dear Mr. Miller,

We would like to thank you for your business.
We received 100 dozens of your product B the other day. Thank you very much.
We would like to start processing the deposit . However we have not received an invoice for the product yet.
The deposit has to be completed by the 20th in order to avoid a delayed payment.
Please send us an invoice as soon as possible.
If you have already sent it to us however, and you believe the invoice is on its way now, please contact us.

Thank you for your attention.

Best regards,
○○○○○ corporation.
Tel : +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• We received 100 dozen of your product B the other day では、先日（the other day）としたが、確認の意味も込めて、はっきりと納品された日にちが分かったら、その日にちを入れても良い。
  例）We received 100 dozenｓ of your product B on May 7th.
• ～の作業を始める = start processing ～
• 20日までに処理をしないと = 英語の場合、"処理をしなければ"というより、"処理がされなければならない"という言い方をする場合が多い。
  よってこの場合、The deposit has to be completed by the 20th (入金が20日までに完結されなければならない)というように入金が受け身になる。
• 入金の遅れ = a delayed payment
• を避けるために、～しないように = in order to avoid ～
• すでにお送りいただいていたら大変申し訳ないのですが、ご連絡願います。
  = すでに送っていたらは if you have already sent it to us
  ここでは、もしかしたら送られている途中かもしれないので、"最近送られて、郵送されている途中だったらご連絡下さい" という言い方に。
  もし郵送されている途中だと思われるなら = you believe the invoice is on its way now

和訳

件名：B商品の請求書について

ミラー様

お世話になっております。

先日はB商品を100ダース納品いただきありがとうございました。
お支払い作業を始めようとしたところ、手元に請求書が届いて
いませんでした。仕入れ担当より報告が入りました。
20日までに処理をしないと入金が遅れてしまいますので、
請求書をできるかぎり早急にお送りください。
すでにお送りいただいていたら大変申し訳ないのですが、
ご連絡願います。

宜しくお願いいたします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

相手のミスと決めつけない文章を

請求書が届かないというのもよくあるトラブルのひとつです。
そんな時はメールで早急に確認して状況を把握する必要がありますが、相手が送り忘れているのではなく、海外との取引の場合、郵送の関係で遅延が発生していることも考えられます。

取引先は期日に間に合うように送ったのに、請求書が来ていないのですぐに送って欲しいといきなり言うのは、受け取る人によっては不快に感じてしまうことも。
もう送ったかもしれないけれど、届いていないので・・・・・・といったニュアンスで伝えると嫌な気持ちを与えずに済みます。

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