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受注出荷事務の仕事内容

どんなお仕事なの?

受注出荷事務の仕事内容

商品や製品の販売を行っている会社における業務のひとつです。
業務の内容としては、お客様からの商品・製品の注文を受け、その注文を受けた商品・製品の在庫の有無を倉庫部門に確認し、その確認がとれたら発送部門に出荷の依頼をし、発送の準備が整ったらその旨お客様へ連絡する、といった一連の事務手続きとなります。

お客様は個人の場合(B to C)と会社の場合(B to B)がありますが、特に会社間での取引の場合、実際に商品・製品を届けるまで何種類もの書類のやり取りが行われます。

まずお客様の会社から商品・製品の価格などを問い合わせる「見積依頼書」を頂き、こちらはその回答として「見積書」を作成してお客様の会社へ送付、お客様の会社は「見積書」の内容を検討して実際に注文することになったら「注文書」を発行して正式に発注し、こちらからはその申込を受けたということで「発注請書」をお客様の会社に渡す...、というような流れの中で様々な書類の確認や作成などの業務を行います。

また、社内においては倉庫部門や発送部門との連携が重要になります。「稟議書」や「出荷依頼書」といった書類の作成など、社内の業務プロセスに則った事務手続きも行う仕事です。

どんなスキルが必要?

特別なスキルは必要ありませんが、いくつかフォーマットの異なる書類を作成することもありますので、ワードやエクセルでの書類作成など基本的なPCスキルはあると良いでしょう。

また、パートやアルバイトでお店の商品の発注を担当されたことがある方であれば、「注文書」などの書類はお馴染みかもしれませんので、この仕事のとっかかりとしてそのような経験が役立つことも考えられます。

仕事のやりがい、厳しさなどは?

営業社員の人が頑張ってお客様から商品・製品の注文を取ってきても、もしそれが期日内に正しく納品されなければ、お客様からの信頼を失い、最悪取引がなくなってしまうこともあります。

そのようなことの起こらないよう、受注出荷事務のお仕事には常に迅速で正確な処理が求められます。お客様からの注文を受け商品・製品を発送するという業務は、会社の事務方の中でもお客様に最も近い部門ですので、それだけプレッシャーも大きいですが、お客様から直接感謝の声を頂くことなどで大きなやりがいを感じることもあるでしょう。

次のステップは?

受注出荷事務に直接つながる業務としては、請求書発行業務があります。
受注出荷事務が手続きしたお客様へ出荷済の商品・製品の種類・価格・個数などのデータは、請求書の担当者へ送られてそのデータを元に請求書が作成されます。

このように請求書発行業務は受注出荷事務の川下にあたる業務ですので、戸惑うことも少なく次のステップとして進むことができるでしょう。

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