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経理の仕事に役立つ
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エクセルは、経理職なら必ず身に着けておきたいスキルです。多くの派遣先の経理の現場では、実務上、使用頻度も高く、幅広い機能を活用する機会があります。
また、会計ソフトとエクセルを併用している会社もたくさんあります。例えば、エクセルで日々の入出金を記録しておいて、CSVファイルに変換し、会計ソフトにインポートする(取り込む)ことで、一気に仕訳処理をおこなう、といった便利な使い方もあります。
派経理業務で頻繁に活用されるエクセルの具体的な機能と活用できる場面は、表1を参考にしてみてください。
エクセルを経理実務に役立てるためには、関数の演算式や機能の使い方を知っているというだけでなく、「どんなときにどの機能を使うと作業が効率的になるのか」という発想が大切です。
関数の種類 | 特徴 | 実務で役立つシーン |
---|---|---|
基本関数 (四則演算など) |
合計や掛け算・割り算などの演算ができる | 表計算のいたるところで活用できる |
IF関数 | 条件を判断して処理結果を変えることができる | 入金確認・消込をするための「商品売上台帳」の作成など |
VLOOKUP関数 | 検索条件に一致するデータを取り出すことができる | 仕入の管理をする「商品注文台帳」の作成など |
ROUND系関数 | 計算結果を四捨五入や切捨て・切り上げして指定した桁数で数値を返すことができる | 割引価格の計算や、消費税の計算などに活用 |
SUMIF・SUMIFS関数 | 条件にあった項目のデータの合計を集計することができる | 勘定科目ごとの集計や部署ごとの売上集計などに活用 |
COUNT系関数 | データの数値や文字などのセルの数を数えることができる | 売掛金の消し込みで使用する入金台帳などに活用 データ分析の一つとしても活用できる |
ピボットテーブル | データベース形式の表を様々な角度から集計する場合、計算式を入力せずに集計表を作成することができる | さまざまな帳票にわけて集計する場合のデータ集計や分析に活用 |
グラフ | 折れ線グラフや棒グラフ、円グラフなど | 売上や利益の推移などの報告資料として活用 財務会計よりも管理会計の分野で活用することが多い |
エクセルは経理実務上のいろいろな業務の中で活用されますので、経理職の派遣求人に応募する際にも、具体的なエクセル関数の使用経験が求められることが多くあります。
エクセルの中でも、特にどのような関数が必要とされているのかについては、表2を参考にしてみてください。
そして、エクセルの各機能をさらに使いこなすには、「可能な限りマウスに触れない」というのがポイントです。
エクセルの操作はほとんどキーボードのショートカットとマクロに割り当てることができますから、熟練してくるとほとんどマウスに触れず、従ってホームポジションを崩さずスピーディーに作業を進めていくことができます。
表3のショートカットキーも参考にしてみてください。
オフィス共通 | Ctrl | + | N | 新規作成 |
---|---|---|---|---|
Ctrl | + | O | ファイル(ブック)を開く | |
Ctrl | + | W | ファイル(ブック)を閉じる | |
F12 | 名前をつけて保存 | |||
Ctrl | + | S | 上書き保存 | |
Ctrl | + | P | 印刷する | |
Ctrl | + | Z | 元に戻す | |
Ctrl | + | Y | やり直し | |
入力 | Alt | + | Enter | 文字列の強制改行 |
Ctrl | + | C | コピー | |
Ctrl | + | X | 切り取り | |
Ctrl | + | V | 貼り付け | |
Ctrl | + | Enter | 複数のセルにデータを入力 | |
Alt | + | ↓ | 上のデータの再入力 | |
Ctrl | + | PageUp | 前のワークシートを表示 | |
Ctrl | + | PageDown | 次のワークシートを表示 | |
Shift | + | F11 | ワークシートの挿入 | |
F4 | 絶対参照の設定 | |||
Tab | 右のセルに移動 | |||
Shift | + | Tab | 左のセルに移動 | |
Shift | + | スペース | 行選択 | |
Ctrl | + | スペース | 列選択 | |
Ctrl | + | Home | A1(ホームポジション)に移動 | |
Ctrl | + | End | データの最終セルに移動 |
オフィス共通 | |||
---|---|---|---|
Ctrl | + | N | 新規作成 |
Ctrl | + | O | ファイル(ブック)を開く |
Ctrl | + | W | ファイル(ブック)を閉じる |
F12 | 名前をつけて保存 | ||
Ctrl | + | S | 上書き保存 |
Ctrl | + | P | 印刷する |
Ctrl | + | Z | 元に戻す |
Ctrl | + | Y | やり直し |
入力 | |||
---|---|---|---|
Alt | + | Enter | 文字列の強制改行 |
Ctrl | + | C | コピー |
Ctrl | + | X | 切り取り |
Ctrl | + | V | 貼り付け |
Ctrl | + | Enter | 複数のセルにデータを入力 |
Alt | + | ↓ | 上のデータの再入力 |
Ctrl | + | PageUp | 前のワークシートを表示 |
Ctrl | + | PageDown | 次のワークシートを表示 |
Shift | + | F11 | ワークシートの挿入 |
F4 | 絶対参照の設定 | ||
Tab | 右のセルに移動 | ||
Shift | + | Tab | 左のセルに移動 |
Shift | + | スペース | 行選択 |
Ctrl | + | スペース | 列選択 |
Ctrl | + | Home | A1(ホームポジション)に移動 |
Ctrl | + | End | データの最終セルに移動 |
エクセルスキルは、経理派遣での求職活動の際には自己PRとして、非常に効果的です。
また、エクセルを使いこなせるようになると、実際に業務を行う上でも、高度で効率の高い仕事もできるようになってゆきますので、経理にとって非常に役に立つスキルと言えます。
また、エクセルのスキルに関する検定では、Microsoft社が行っているMOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)資格やエクセル表計算処理技能認定試験がよく知られており、 これらの資格を取得しておくと将来の転職や就職の際に有利に評価されることが多いでしょう。
資格勉強によって多くの知識が身につくことから実務レベルでのスキルの向上にも役立ちます。
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