経理引継ぎのスムースな受け方～証憑書類の整理・ファイリングは、侮れない～

今回は、証憑書類の整理とファイリングについてです。
これらの仕事は、どちらかと言えば"作業"にあたる位置と捉えていて、特に重要視していない方も多いのではないでしょうか？
でも、方法が適切なのか否か確認することで、派遣先の課題点や改善点が見つかるかもしれません。

又、証憑書類から派遣先の取引先等の傾向を捉えることも出来るので、将来的には、奥深い仕事にも取り組めるのです。案外、"作業"の位置とは、括ることが出来ないこれらの仕事。どうぞ、読み進めてください。

保存状況の確認からスタート！

まずは、具体的な実務を引き継ぐ前に、保存状況を確認することから、スタートを切りましょう。
領収書、請求書などの証憑書類の保存期間は、税法で7年と定められています。保存箱内の証憑類は、何年度のもので、廃棄予定年月日が記載されているか、あるいは、廃棄記録などの管理簿が備えられているのか、あなた自身の目で見てみましょう。

もしも、不備を感じたら、遠慮などせず、先輩や上司に問い合わせをすることが肝要です。そのまま放置すると、税務調査の際に指摘を受け、担当者のあなたにも責任が問われるリスクがあると捉えましょう。

ファイリング方法は、適切なのか？

次にファイリング方法に注視してみましょう。
証憑類は、何も税務調査のみのために、整理するものではありません。
経理部員や関連部署の社員らが、以前の取引内容を見るケースも大いにあり得るので、業種別や五十音順になっている等、その派遣先にとって、調べやすいようにファイルされているのか、確認してみてください。

派遣先によっては、整理やファイリングが後回しにされていて、特に工夫していないところや、逆に過剰なまでにインデックスが付され、方法が煩雑になっている等、様々なケースもあるかもしれません。
あなたが担当になることを契機に、足りないところを補い、過剰なところを廃して、より良い方法を提案することも視野に入れてみましょう。

証憑書類から見える貴重な情報を捉える。

派遣先の方は、証憑書類の綴り方や整理方法といった"作業"そのものしか、引き継がないケースもあります。
対処としては、前述したような、改善策の提案の他に、あなたの目でしっかりと、証憑書類上にある、情報類を捉えることもお勧めします。

証憑書類は、主要な材料の仕入先や消耗品類の調達先など、普段、あなたがかかわっていなかった、取引先の情報についても垣間見る機会を与えてくれます。派遣先にとってそれらの取引先はどんな位置にあるのか、おおよその取引金額はどのくらいなのか等々、視野を広げ、何か気づいたことや疑問点が生じたら、上司に"報・連・相"をするなどして、次の仕事に備えてはいかがでしょうか？

目の前の経理の仕事のみならず、派遣先と繋がっているステークホルダーにも目配りできる能力は、将来的に経営判断をする立場になっても、有効に使えるスキルなのです。