同じ請求書が２回届いた場合の英文メール

同じ請求書が2回届いた場合の英文メール

海外との取引が多くなっている昨今、取引先の経理担当が外国の方というケースは珍しくありません。
少し前までは電話が主なコミュニケーション手段だったためヒアリング能力なども問われましたが、最近はメールでのやりとりが主流になってきたので、英文メールのルールやある程度のパターンを押さえておけば、外国の担当者ともコミュニケーションを図ることができるようになってきました。

ここでは、シチュエーション別の英文メールでの問い合わせ文例をワンポイント英語と一緒にご紹介していきます。是非、日常の業務やご自身のスキルアップにお役立て下さい。

シチュエーション

取引先の経理担当者は外国人。届いた請求書の内容を確認していたところ、既に先月末に受け取った請求書ている内容と同じ請求書内容であることがわかりました。

仕入れ担当者や上司よりメールで確認をとるように言われた明子さんは、早速担当のスミスさんに問い合わせることにしました。

英文メール

Subject : Regarding the invoice for a product A

Dear Mr. Smith
We would like to thank you for your businesses.
We recently received an invoice for your product. However it seems we have previously received an invoice for the same product.
Please kindly double check this invoice to confirm if it is the same content.

Thank you.

Sincerely,
○○○○○ corporation.
Tel : +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• ～に関して、～について = regarding
• しかしながら、～のようです = however it seems～
• 以前にいただいた = we have previously received
  ※もし、先月末にとはっきり言いたい場合は = However it seems we have received an invoice for the same product "in the end of last month" とする
• どうぞ～して下さい (丁寧な言い方) = please kindly～
• 再確認する= double check

和訳

件名：お送りいただいたA商品の請求書について

スミス様

お世話になっております。
先日は請求書をお送りいただきまして
ありがとうございました。
同内容の請求書を以前に既にいただいて
おりましたので、再度ご確認をお願いいたします。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

請求書は必ずチェックし不備には迅速に対応

いかがでしたか？
同じ請求書が2度届いたのに気付かず処理を進めてしまった場合、取引先の会社は実際より売り上げが多くなるため、税金を過剰に支払うことになり、明子さんの会社も実際はなかった業務に対して支払いをすることになってしまいます。

また、処理が終わったあとにミスに気づいた場合、双方ともに余計な処理が発生し、更なるミスの要因になるなど後々面倒なことにもつながりかねません。届いた請求書は必ず支払い期日までに内容をチェックし、不備があった場合は正確に内容を相手に伝え、処理が進む前に問題点を解決しておくようにしましょう。

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