代表者印と社印を間違えてしまった場合の英文メール

社外の人には毎回名乗る

社内メールの場合には、従業員のアドレスはアドレス帳に登録されているので送信者名が表示されますが、社外の相手となるとそうはいきません。相手が自分のアドレスを登録してくれていればいいのですが、そうではないケースもあります。

社外の人にメールを送るときには、毎回メールの冒頭で自分の会社名と名前を伝えるようにしましょう。何度かメールのやり取りをするようになったあとも、新規にメールを作成する場合には、冒頭に会社名と名前は入れたほうが親切です。
従業員数や部署数が多い会社の場合は、社内の人とのメールでも「経理部の○○です」というように部署名を書くとわかりやすくなります。

シチュエーション

印鑑の管理を任されている明子さんですが、まだ慣れていない部分も。サンチェスさんが提出してきた契約書の割り印に代表者印を押すべきところ、誤って社印を押してしまいました。
今回は明子さんの会社が発行する契約書だったのでサンチェスさんへ再発行をお願いすれば解決できますが、他社が発行した契約書の場合は新しいものに差し替えというわけにはいきません。今後の注意点を含めてサンチェスさんへメールをしました。

英文メール

Subject: Mistaking seal on the contract

Dear Mr. Sanchez,

I hope you are doing well.
Regarding the contract I kept to seal the joining of two leavesof paper, I have mistakenly put a corporation seal where it is supposed to be a representative's seal.

I am very sorry for the trouble, but could you reissue the contract?

I am again sorry for making such a mistake on the important contract.
I will be more careful to check the seal and not repeat the same mistake.

I apologize for the trouble.
Thank you for your time.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 契約書 = contract
• 割り印を押す = seal the joining of two leaves of paper

和訳

件名：契約書の押印ミスについて

サンチェス様

お疲れ様です。
割り印を押すためにお預かりしていた契約書ですが、
本来は代表者印を押すところを、
誤って社印を押してしまいました。

お手数をおかけして大変申し訳ないのですが、
契約書の再発行をお願いできますでしょうか。

大切な契約書にこのようなミスをして本当に申し訳ございません。
今後は、押印前の確認を徹底し、
二度とこのようなことがないよう気を付けます。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。
宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

印鑑の種類と用途について

会社でよく使う印鑑には、代表者印、社印、銀行印があります。違いが比較的わかりやすいのは銀行印で、銀行口座を開設する際にその銀行に届け出た印鑑をいいます。預金の払い出しや、口座情報を変更する際など、銀行に関する手続きには銀行印を使います。

わかりづらく間違えやすいのは、代表者印と社印です。代表者印とは、法務局に登録してある実印で、丸印とも呼ばれます。一方、社印とは、法務局への登録は不要な印鑑のことで、角印とも呼ばれます。請求書や領収書などの書類は社印で十分ですが、契約書などの重要書類には代表者印を押します。

種類や用途の違いに自信がないうちは、押す前にほかの人にも見てもらうなどして十分に確認しましょう。慣れてきても、印鑑は気軽に押すものではありません。押す前には必ず、その印鑑でいいのか、その書類に押していいものなのかを確認しましょう。

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