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Column –経理に役立つコラム-

現金が合わない! 処理した内容について報告する場合の英文メール

約束は、内容を繰り返して確認する

請求漏れがあった過去の取引について請求書を送る場合の英文メール何かを約束する際には、口頭よりも、形になって残るメールを使うほうがベターです。口頭で約束したときには、後から確認のメールを送っておくのもひとつの手でしょう。

相手からメールで約束を取りつけられた場合、「承知しました」で済ませずに、返信メールにその内容を書くようにしましょう。「○月○日○時から○○会議室での打ち合わせに参加するように」とメールが来たら、「○月○日の○時に○○会議室ですね」と内容を繰り返せば、お互いの勘違いを防ぐことができます。

確認は、しすぎて困ることはありません。常にお互いが同じ認識で仕事ができるよう、心がけましょう。

シチュエーション

部長のベイカーさんは出張中。本日分の締めの作業を進めていたところどうしても1,129円不足してしまいます。思い当たるところをチェックし直し、同僚や課長とも何度も計算をしましたが結果は同じ。課長の判断で現金過不足勘定の仕訳を切りましたが、それについて明子さんから部長のベイカーさんへ報告のメールを送りました。

英文メール

Subject: Report in cash inspection

Dear Mr. Baker,

I hope you are doing well.
While working on today's money management, actual balance has a shortage of 1,129 yen less than book balance.

Mr. 〇〇and Mr. 〇〇 chief has helped me to recalculate a couple oftimes, but 1,129 yen is still short and the cause is unknown.

The chief instructed me to journalize it as follows;
Cash in excess or deficiency 1,129/ cash 1,129

I am sorry for the trouble.
I will be more careful not to make the same mistake.

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

  • 現金実査 = cash inspection
  • 以後、このようなことがないように気を付けます = I will be more careful not to make the same mistake

和訳

件名:現金実査のご報告

ベイカー様

お疲れ様です。
本日分の現金の締めの作業をしていたところ、
実際有高が、帳簿残高より1,129円不足していました。

○○さんや○○課長にも手伝っていただいて
何度か計算し直したのですが、
やはり1,129円足りず、原因も不明です。

課長に指示を仰ぎ、以下の仕訳を切りました。
現金過不足 1,129/現金 1,129

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
以後、このようなことがないように気を付けます。

よろしくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理 明子

決算時には現金過不足勘定をゼロにする

現金の帳簿残高と金庫の中の実際有高が合っているか調べることを現金実査といい、1日の業務終了後には必ず確認を行います。現金過不足を防ぐためにも、現金を出し入れした際の確認は1人ではなく2人以上で行いましょう。

帳簿残高と実際有高が違っていた場合には、帳簿残高を実際有高に合わせます。不一致の原因がすぐにわからなければその場はいったん現金過不足勘定で処理しておき、後で原因が判明したときに、現金過不足勘定から正しい科目へと振り替えます。決算までに原因が判明しなければ現金過不足勘定を雑損または雑益に振り替え、決算整理後の試算表には現金過不足勘定を載せないようにしましょう。

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