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Column –経理に役立つコラム-

使用枠を超えて交際費を使いたいと依頼された場合の英文メール

すぐに回答できないときはその旨を伝える

使用枠を超えて交際費を使いたいと依頼された場合の英文メール問い合わせがあった際、その場ですぐに回答できない場合もあります。外出中で資料の確認ができなかったり、上司に確認する必要があったりと理由は様々ですが、そのような場合には、回答に時間がかかる旨をあらかじめ伝えておきましょう。

いつまでも返事がないと、相手はメールが届いたのか届いていないのかもわかりません。可能であれば「いつまでに返事をします」という目安も一緒に伝えておくといいでしょう。2時間後に返事がもらえるのか、明日になるのか、それがわかるだけでも相手は安心できるものです。

シチュエーション

営業担当のアレンさんより、1月の交際費を使いきってしまったのでどうにかしてほしいという依頼を受けた明子さん。答えはノーと判断はついたのですが、社内での関係を円滑に保つため、その場はいったん保留にしました。数日後、この件について、理由を添えて断りのメールを送りました。

英文メール

Subject: The matter of additional social expenses

Dear Mr. Allen,

I hope you are doing well.
I am responding to your inquiry about providing the additional social expenses.

I have spoken to my superior, but providing the additional social expenses only for sales department cannot to be approved.

I am aware of that it is a season when the use of social expenses become more frequent, but I kindly ask you to stay within the budget.

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: 03-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

  • 交際費の追加支給 = providing the additional social expenses
  • ~は重々承知の上ですが = I am aware of that~
  • 予算の範囲内で = within the budget

和訳

件名:交際費の追加ついて

アレン様

お疲れ様です。
先日お問い合わせいただいた交際費の追加支給について、
回答いたします。

上司にも相談してみたのですが、
営業部のみに交際費を追加支給するのは
認められないとのことでした。

交際費の使用が増える時期なのは重々承知の上ですが、
予算の範囲内に留めていただきますよう、
お願いいたします。

○○○○○コーポレーション
Tel: +81-3-○○○○-××××
経理担当
経理 明子

「ノー」とはっきり言うことも大事

無理な依頼をされることも、経理にはよくあります。目上の人や日頃お世話になっている人が相手だとつい判断が甘くなってしまいますが、それでは経理失格です。ダメなものはダメと、しっかり断りましょう。
とはいっても、頭ごなしに断ってしまっては関係がぎくしゃくしてしまいます。いったん保留にするなどして、「できるかぎり検討した」ということを相手にわかってもらいましょう。

相手の事情をくむ一言を添えておくと、断り方が柔らかになります。今回であれば「交際費の使用が増える時期なのは重々承知の上ですが」と一言を加えることで、相手への気づかいを表しています。このようなテクニックを使いつつ、会社の金庫番であるという自覚を持ち、公平で正当な判断を下すことが大切です。

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