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Column –経理に役立つコラム-

請求漏れがあった過去の取引について請求書を送る場合の英文メール

基本的には全員に返信

請求漏れがあった過去の取引について請求書を送る場合の英文メールメールのやり取りは、1対1とは限りません。CCを使うことで、ほかの人たちにも内容を知らせることができます。
相手からのメールがCCを利用して複数人に送られてきた場合、基本的には全員に返信します。メールソフトの設定にもよりますが、ただ返信ボタンを押しただけでは全員に返信できず、その都度「全員に返信」を選択しなければいけないこともありますので、注意が必要です。

こちらがメールを送る側の場合、例えば社外の相手に送るメールで自分の上司をCCに入れているときは、メール本文の中で一言、「弊社の者をCCに入れているので、全員に返信してください」とお願いしたほうが確実です。

シチュエーション

ミッチェルさん担当のG社について、約4年前に請求漏れがあったことが発覚しました。時効は5年なので今月請求すれば回収できます。請求漏れの原因は、請求額が2ヶ月連続で同じだったため、当時の担当者が同じ請求書であると勘違いし、ひと月分を破棄していたこと。経理の手違いである旨を伝え、再度請求書を送る旨をメールしました。

英文メール

Subject: Incomplete billing to G company

Dear Mr. Mitchell,

I hope you are doing well.
As for G company, it has been found out there was an incomplete billing to them four years ago.
It is still within the period of prescription, so I am contacting that I would like to issue the invoice as this month's.

The cause of the incomplete billing is that the billed amount was the same two months in a row and the person in charge at that time mistakenly saw them as the same invoice.

I am sorry that this was caused by our mistakes, but please respond to the reissued invoice.

Thank you for your attention.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

  • 請求漏れ = incomplete billing
  • 時効期間内 = Within the period of prescription
  • 2ヶ月連続で = two months in a row

和訳

件名:G社への請求漏れについて

ミッチェル様

お疲れ様です。
G社について、4年前に請求漏れがあったことが判明しました。
まだ時効期間内ですので、今月分として
請求書を発行させていただきたく、ご連絡いたしました。

請求漏れの原因ですが、
請求額が2ヶ月連続で同額だったため、
当時の担当者が同じ請求書だと勘違いしてしまったようです。

こちらの手違いで申し訳ないのですが、
請求書をお送りしますので
ご対応くださいますでしょうか。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理 明子

債権の種類によって時効は異なる

商取引によって生じた債権を商事債権といいます。商事債権の時効は5年ですが、債権の内容によってはもっと短いものもあります。例えば、小売業が販売した商品代金は2年、飲食店の飲食料は1年で、債権は時効を迎えます。時効の起算日も、その取引によって様々です。

時効の期間内だったとしても、数年前の取引について請求するのはあまりいいことではありません。今回のように、2ヶ月続けて請求額が同じだと一見同じ請求書に思えてしまいますが、発行日や振込期限など、請求書を区別するポイントはきちんとあります。それらをよく確認し、それがいつ請求すべきものなのかをきちんとチェックするようにしましょう。

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