請求書の数量が違う場合の英文メール

商社や貿易関係の経理業務につくと、国内だけでなく海外とのやりとりも多くなってきます。
その際、英文でメールを作成し、取引先の担当者と連絡を取り合うという日常業務も発生してきます。メールは、要点をまとめて相手に伝えることができるだけでなく、やりとりの履歴が残せるため、最近は後々のトラブルに発展しないためにも有効なツールとして活用されています。

また、英語が得意でない方も、パターンを使い分ければ、海外の方とコミュニケーションを取ることが可能です。リアルタイムで取り交わす会話でよく起こる、間違えた表現や発音で誤認されてしまうことがない点もメリットといえます。

今回は、請求書の個数が間違えていた場合の英文メールをご紹介します。ワンポイント英語と一緒に業務に活用してみてください。

シチュエーション

海外の取引先から、納品済みの商品に関する請求書が届きましたが、見積もりや納品書と個数が異なっていました。仕入れ担当や上司にも確認したところ、請求書の個数が間違えていることが発覚。

どうやら前回発注した個数が記載されたままだったようです。請求書を再発行してもらうために、取引先の担当者に英文でメールを送るように指示を受け、早速対応することになりました。

英文メール

Subject : Regarding the quantity of product B written on the invoice

Dear Ms. Brown,
We always appreciate your businesses.
I am writing regarding the quantity of product B, which is written on the invoice for March 31st.
We have surely received 10 pieces of product B from your company. However it was written as 12 pieces on the invoice.
It is also written as 10 pieces on a delivery statement, which we received when the 10 pieces were delivered.
Please kindly double check the invoice and send us new one.

Thank you.

Sincerely,
○○○○ corporation
Tel : +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• ～記載されている = written on
• 請求書 = invoice
• 納品書 = delivery statement
• 確かに10個受け取っている = we have surely received　10 pieces
• ～と記載されていた = It was written as

和訳

件名：請求書に記載のあったB商品の個数について

ブラウン様

お世話になっております。
3月31日締めの請求書に記載されておりました
B商品の個数ですが、納品いただいた個数が10個なのに
対し、12個と記載がございました。
納品時に受け取った納品書も個数は10個となっておりましたので、
再度請求書を発行してお送りください。

宜しくお願いします。

◯◯◯◯コーポレーション
TEL：０３－◯◯◯◯－△△△△
経理担当
経理　明子

金額だけでなく個数の違いも必ずチェック

業務に慣れてきたり、忙しく業務をこなしたりしていると請求書の金額だけをチェックしてしまい、個数の相違に気付かないといったチェック漏れを起こしてしまうことがあります。個数も金額も間違えていればミスを発見しやすいのですが、個数だけ間違えていて金額はあっている場合はチェックが漏れてしまう可能性が高くなります。

毎月のことと慣れてしまうのではなく、自身でチェック項目一覧表などを用意し、全ての項目をチェックしたかを確認できる体制を作っておくのも、漏れなく効率的に作業を進めるのに役立ちます。

また、このようなものを用意しておけば、自分が急に休んでしまったり、業務を他の人に引き継ぐことになった場合でも、活用することができます。
ミスは見過ごしてしまうと後々の処理が大変面倒になってしまうもの。なるべく早い段階で見つけることができるよう、工夫をしながら業務を進めるとよいでしょう。

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