請求書を送ったのに支払いがない場合の英文メール

世界約80の国や地域で公用語とされている英語は、公用語を使用する人口としては世界一の言語です。

グローバル化が進む中、ビジネスシーンでも使われる機会が増えてきましたが、日本の企業でも社内の公用語を英語にするなど、国際社会で他国と対等に関われるように取り組みをしているところもあります。

でも、いきなり英語を巧みに操り、ビジネスに取り込むというのは慣れていない人にとっては困難極まりないもの。まずは、メールの例文を幾つか活用しながらパターンを学び、「英語に慣れる」ところから始めてみましょう。

シチュエーション

アメリカに拠点をおく取引先に先々月末に請求書を送付。
先月末支払い予定でしたが、期日を過ぎても入金を確認することができません。

今までは取引があれば、毎月きちんと支払ってくれていたので何かの手配ミス？経理課長よりメールで早急に問い合わせるように言われた明子さんは、入金先や期日など向こうの勘違いもあるかもしれないという点を踏まえたメールを作成し、早速問い合わせることにしました。

英文メール

Subject : Regarding the payment for the invoice we sent you the other day

Dear Mr. Johnson,

We always appreciate your business.
We delivered product A to you 2 months ago and we have already sent you the invoice. We were supposed to receive your payment by the end of last month ; however we have not yet confirmed it.

In case you are not sure about the due date or to where you could make the deposit, I have attached the same invoice one more time to make sure.

Please double check the invoice to confirm that everything is clear and contact us at your earliest convenience.

Thank you.

Best regards,
○○○○○ corporation.
Tel : +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 支払い = payment
• ?されることになっていた (のに、されなかった) = be supposed to の過去形を使う
  この場合は、私たちなので we were supposed to
• 入金 = deposit
• 今現在まだ確認できていない = we have not yet confirmed it.
• 万が一、～に備えて = in case
• 期日 = due date
• 入金されていないので、できる限り早くにという意味も込めて、ご連絡ください (ご確認ください) = contact us at your earliest convenience.

和訳

件名：先日お送りした請求書に関するお支払いについて

ジョンソン様

お世話になっております。
先々月納品させていただいたA商品の請求書をお送りしましたが、
予定の先月末までに入金がなく、現状も確認できておりません。
万が一、期日もしくは入金先をお間違えではないかと思いご連絡させていただきました。
念のためお送りした請求書を添付させていただきますので、
併せてご確認ください。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

初めて取引する場合は請求書が届いているかを確認しておくと安心

請求書をきちんと発送しても、何らかのトラブルで担当者の手に届かないこともあります。
例えば他の部署の郵便物に紛れ込んでしまっていたとか、宛先不明で戻ってきてしまったなど、請求書の受け取り手に期日までに届かないことによって、取引先の処理が遅れてしまい、結果的に支払いも遅延してしまうことがあります。

特に初めて取引をするところに関しては、請求書が届いたと思われる頃に念のために確認のメールを入れ、担当者の手元にきちんと届いているか、金額の間違いはないかなどを確認しておくといいでしょう。

最近は電子請求書を認めるところも多くなってきましたが、メールに請求書を添付して送った場合は、開封確認ができるようにしておくとメールの見落としがあってもこちらで気付くことができるので、安心かもしれません。

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