見積書と請求書の金額が違い過ぎる場合の英文メール

取引先の担当と何度かやりとりをしていく中で、人柄なども見えてきます。もちろん、仕事上で伝えなくてはいけないことがメールの主題となりますが、季節の話題なども盛り込んでいくと、より良好な関係を築いていけるきっかけ作りになります。

今回は、問い合わせしたい内容に加えて、季節の話題にも触れたメールをご紹介します。この一文は、様々なメールにも転用できますので、ぜひ覚えて活用してみてください。

シチュエーション

送られてきた請求書を確認していたところ、見積もりでは10,000ドルなのに対し、請求書では15,000ドルと5,000ドルの差がありました。数量や仕様に変更はありませんし、金額に変更があったことも聞いていません。

明子さんがこの点に気付き上司に報告したところ、見積もりの金額で取引先とも合意しているはずと回答がありました。早速、取引先の担当者に問い合わせて、再度請求書の金額を確認してもらうことにしました。

英文メール

Subject : Regarding the price on quotation and invoice

Dear Mr. Anderson,

We always appreciate your business.
It is getting into rainy season in Japan. How about the weather where you are?

I am writing regarding product C which we received last month.
When we estimated the product price, the total price was $10,000, however it was written as $15,000 on the invoice. As a result, it seems that there is a $5,000 difference between them.
I see that the amount and each specification are exactly the same both on quotation and invoice.
Please kindly double check the price on invoice.

Thank you.

Best regards,
○○○○○ corporation.
Tel : +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 見積書 = quotation
• 梅雨の時季に入る = it is getting into rainy season
• そちらの気候は the weather where you are としたが、場所が分かるような都市名を入れたほうが親近感が湧く
  例）How about the weather in Hong Kong?
• (価格の) 見積もり時 = when we estimated the product price.
  見積もるは estimate
  estimate は価格以外に数量や物事にも使われるので、はっきり product price と何を見積もるかを入れる
• As a result, it seems that ～ = その結果として、～のようです

和訳

件名：見積書と請求書の金額について

アンダーソン様

お世話になっております。
日本はそろそろ梅雨に入りますが、
そちらの気候はいかがですか？

さて、先月納品分のC商品ですが、
見積もり時は10,000ドルなのに対し
請求書では15,000ドルと
5,000ドルの差がありました。
数量や仕様は見積書と請求書とではまったく同じなので、
再度金額の確認をお願いします。

宜しくお願いいたします。
○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

日本語のあいまいな表現では伝わらないことも

予定していた請求額が大きく異なっていた場合は収支にも影響してきます。
単なるタイプミスであることも多いのですが、商談の途中で互いに誤解がありそのまま進行してしまっていたというケースも少なくありません。

予定より金額が上回っていた場合だけでなく、下回っていた場合もそれぞれ予定と相違が生じていることになりますので、気が付いたら必ず上司に報告して確認を取るようにしましょう。

また、日本語の場合は今回の和訳の内容を送れば、「見積もり＝価格の見積もり」と受け取り手が認識しますが、英語の場合は、はっきり価格の見積もりと記載しないと伝わらないことがありますので、なるべく具体的に記載することが必要です。

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