見積書の発行を依頼したい場合の英文メール

経理で使える英文メールのコラムも6本目を迎えました。
メールの導入部分や締め方などはそろそろ身に付いてきたころかと思います。

中には、すでに今までの英文メールの文例やワンポイント英語を使って自分なりに文章を作成して、業務に役立てている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

様々な取引の中では、確認事項をメールするだけでなく依頼をすることもあります。
今回は、取引先に相見積もりを取ることになったシーンを想定したメールをご紹介します。

シチュエーション

取引先のA社より、明子さんの会社へ2種の商品について見積もり依頼がありました。
◯◯○○○コーポレーションではこれらの商品に関して国内外でいくつかの取引先があります。

そのうちのひとつである、アメリカに拠点をおいたB社に見積もりを依頼するように上司から言われた明子さん。
早速、取引先の担当であるハリスさんに向けてメールを送って見積もりの作成依頼をすることになりました。

英文メール

Subject : Request for a quotation

Dear Mr. Harris,

We would like to thank you for your business.
We have received a request for a quotationan from Corporation A, regarding the content below.
Please send us a quotation by June 20th which is in one week.

Content (Quotation for product B and C)
・Product B - 100 dozens of red color model
・Product C - 50 dozens of blue color model

If you have any questions regarding the content or the quotation, feel free to contact us.
Thank you.

Best regards,
○○○○○ corporation.
Tel : +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• ～に関する依頼を受ける = receive a request for～
• 1週間後 = in one week
• feel free to contact usは、どんなに小さな質問でも遠慮なく聞いてくださいというような言い方

和訳

件名：見積書をお願いします

ハリス様

お世話になっております。
A社より、下記の内容で見積もり依頼がきました。
1週間後の6月20日までに見積書をお送りください。

＜B・C商品に関する見積もりについて＞
・B商品の赤モデルを100ダース
・C商品の青モデルを50ダース

質問などありましたら遠慮なくご連絡ください。

宜しくお願いいたします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

商品の詳細や期限を具体的に伝えましょう

見積もりを依頼する時は、どの商品に対しての見積もりが必要なのか、見積書はいつまでに送って欲しいのかを明記しましょう。
また、商品の品番などが分かっている場合は認識の違いが出ないように品番も併せて伝えておくと安心です。
商品の画像などがある場合は、それを添付するのもいいでしょう。

見積書の提出期限を明記するのは、プロジェクトを滞らせないため、または、もし期日までに見積書が届かなかった場合でも、期限を伝えたはず...と問い合わせをしやすくするためです。
但し、無理な期限設定では相手も対応できない可能性があるので避けたほうが無難です。

「feel free to contact us = どんなに小さな質問でも遠慮なく聞いてください」は様々なシーンで利用できるので、毎回メールの締めの部分に取り入れてもいいかもしれません。

様々な業務が発生する中では、スケジュール管理も大切です。
ご自分の業務をスムーズに進めることができるようスケジュールを組み立てていきましょう。

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