営業が請求書を紛失！支払いが滞ってしまった場合の英文メール

英文メールは文例として活用するだけではなく、慣れてきたらシチュエーションと英文メールを照らし合わせ、自分なりに和訳を考えてみるのも更にステップアップする方法のひとつです。それを繰り返すことによって、送られてきたメールの理解も早くなり、その分業務の効率化も図ることができます。

英語を身近に感じ、とにかく多く触れていくこと。
派遣先でも戦力となれるように、毎日5分でもいいので英語と触れ合う時間を作っていけば、1年後にはかなりの英語力が身に付いているでしょう。

今回は、謝罪文の例をご紹介します。業務の中では、ミスが発生し取引先に謝るシーンも出てきますので、ワンポイント英語と併せて確認してみてください。

シチュエーション

取引先のA社より、先月末の支払いが確認できないとのメールが届きました。
社内の営業担当に確認したところ確かに請求書は受け取ったがどうやら紛失してしまったとのこと。
この件に関しては、見積もりも経理部に届いておらず、請求書がきていないことも確認するすべがなく完全にスルーされていました。
明子さんは早速謝罪のメールを作成し、請求書の再発行依頼も併せて伝えました。

英文メール

Subject : Regarding an invoice for product D
- request for reissuing -

Dear Ms. Taylor,

We always appreciate your business.
I am writing regarding an invoice that you sent us for product D.
It seems we have lost it and so that caused a delay in payment.
We apologize for the delay and for any inconvenience that this may have caused.

Could you please reissue the invoice and send it to us again?
We will make our deposit as soon as we receive the invoice.
We will make sure this matter will not happen again by double checking our processes for everything.

I appreciate your attention to this matter.

Best regards,
○○○○○ corporation.
Tel : +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント英語

• ～したので、～になってしまった = ～ and so that caused ～
• ～に対してわびる。謝罪する = We apologize for～
  今回は支払いが遅れたことと、それによって先方に不便が生じてしまったことをわびたため、we apologize の後に、for the delay and for any inconvenience that this may have caused　を入れた
• 不便をかける = inconvenience
• 再発行する = reissue
  "再度お送りください" なので Could you please resend the invoice to us? でも良い
• ～していただけますでしょうか？ = Could you please ～？
  この場合、こちら側が請求書を紛失してしまったので、please は必ず入れる
• 入金する = make (our) deposit
• 今後はこのようなことがないようにします = we will make sure this matter will not happen again

和訳

件名：D商品の請求書について※再発行のお願い

テイラー様

お世話になっております。
先日お送りいただきましたD商品の請求書ですが、
弊社の不手際により、紛失してしまい、支払い期限が過ぎてしまいました。
支払が遅れ、ご不便をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
お手数なのですが請求書を再度お送りください。
届き次第入金させていただきます。

今後はこのようなことがないよう、
社内でもチェック体制を万全にしていきます。

宜しくお願いいたします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

ミスが起きたら再発生を防ぐ対策を考えてもらいましょう

このようなミスが発生してしまった場合は必ず上司に報告し、今後の対策を考えてもらうことが大切です。
今回の場合は営業が紛失してしまったことも問題ですが、紛失したことや請求書の未着が確認できるように、必ず見積書を提出するといった体制を整えてもらうといいかもしれません。

謝罪メールはこちらに非があるので丁寧な文章にする必要があります。
ワンポイント英語にもあるように、please を必ず入れるようにしましょう。

英語力が活かせる経理派遣求人はこちら ≫