約束手形の金額が予定の入金額と違う場合の英文メール

時差を気にせずやりとりできるメールを活用

ビジネスシーンにおいて、今やメールでのやりとりは必要不可欠なものです。
特に海外に取引先がある場合は、時差を気にすることなく、問い合わせたいことや確認したいことをメールで伝えられるという点がメリットであるため、大変便利なツールといえます。
日本人の中には英語に苦手意識がある人がまだまだ多いようですが、数をこなし、英語について理解を深めていけば慣れていくものです。

この英文メールシリーズでは、経理業務の場面でよく使う単語、または活用できる表現を広く紹介しています。
英文メールと和訳、ワンポイント英語を照らし合わせて確認していけば、パターンも見えてくるはず。
繰り返し英語に触れることで、身に付いていることを実感できると思いますのでぜひ活用していってください。

シチュエーション

営業担当者が取引先から預かってきた約束手形。
経理部へ届いたので内容の確認や処理を進めていたところ、約束手形の金額が予定していた金額と違うことが分かりました。
経理課長に報告したところ、取引先の担当者へメールで伝えて早急に確認するようにと指示を受けた明子さん。早速英文でメールを作成し、問い合わせることにしました。

英文メール

Subject; Regarding the amount of the promissory note

Dear Mr. Jackson,

We always appreciate your business.
We have received the promissory note the other day.
However, it seems that the amount is different from what we have estimated.
We found that there is an error on the amount of the promissory note.
Could you please confirm the amount?

Thank you.

Best regards,
○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント英語

• 金額 = amount
• 約束手形 = promissory note
• お預かりした = (We) have received～受け取ったという意味で receive を使う
• 「社内で確認したところ」は、この場合直訳せずに We found that～を使うとよい
• 見積もっていた金額（= 予定していた金額） = what we have estimated 関係代名詞 what は the amount を表している
  ※ Could you please confirm the amount? = 取引先へのメールの場合、Could you please～？を使うとより丁寧な言い回しになる

和訳

件名：約束手形の金額について

ジャクソン様
お世話になっております。
先日お預かりしました約束手形ですが、
予定していた金額と異なっていました。
社内で確認したところ、約束手形の金額に
誤りがあるようなので、確認をお願いします。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

内容に不備がないかをチェックし、処理方法は忘れないように記録しておくこと

銀行で現金に交換できる約束手形。受け取ったらすぐに銀行で換金できる小切手と違い、約束手形に記載のある「支払期日」を含め３日以内に銀行に呈示しないと換金してもらえません。
名称に「約束」と入っているように、手形を発行した時点では資金は用意できていないけれども、期日までには用意しますといった約束を交わし、出金を支払期日まで延ばす手立てとして使われています。

約束手形を受け取ったらまずは金額の確認です。
支払いの予定額と違う場合は、すぐに上司に報告し取引先にも早急に確認するようにしましょう。
また、約束手形は金額だけでなく取引先の名称・取引先の代表者名と代表資格・振出地・銀行届出印の捺印がされているかも併せてチェックしましょう。

また、約束手形の処理はあまり頻度の高くない業務のため、一度処理を行ったら忘れないうちにやり方を記録し、次回約束手形を受け取ったときに戸惑うことのないようにしておきたいものです。
また、自分以外の人が処理をすることになったときでも役立つ資料として使えるように、一連の流れをマニュアル化しておくのもよいでしょう。

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