マンスリーレポートを作成したので内容の確認を依頼する場合の英文メール

英語が使えれば仕事の幅も広がる

海外に取引先が多い商社や、海外に本店や支社のある外資系の企業の場合、通常の業務の中で英語を使うシーンが頻繁にあります。
日本人の同僚で、得意の英語を使って仕事をしたいという人も多い中、自分自身があまり英語を得意としていない場合は、いくら経理の専門知識があっても自信を持って業務に取り組めないこともあるかもしれません。

この英文メールシリーズでは日常の業務でよく見られるケースを想定し、宛先や名称、単語を変更するなど少しのアレンジで実際の現場でも通用する英文メールの例を紹介しています。
英語が苦手だからといってメールのやりとりは堪能な同僚に任せるのではなく、文例を自分で活用しながら日々の業務に役立てていってください。

実力が付いたら、それ自体がご自身のスキルアップになり、仕事の幅を広げていくことにもつながっていくでしょう。また、社内でのやりとりの場合は、業務以外の話題にも触れておくとコミュニケーションを取ることにもつながります。何かひとこと入れておくことによって、仕事もしやすくなるでしょう。

シチュエーション

前月分のマンスリーレポートをまとめて、月初にアメリカの本社に送る業務を担当している明子さん。
東京支社内での内容確認も終えたので、メールにて送信することになりました。

今回の宛先になっている本社のハインズさんが先月来日していたのですが、打ち合わせをするだけで終わってしまっていたので、次回来日の際は東京の街を案内したいとの内容もメールに盛り込むことにしました。

英文メール

Subject; Sending the monthly report in June

Dear Mr. Hines,

I hope you are doing well.
I am sending you the monthly report in June(Tokyo branch).
Please confirm the contents and contact me if there is any discrepancy,
so that I can make a correction.
Thank you for your cooperation when you visited Japan.
I will give you a tour in Tokyo if you come back next time.

Thank you.

Best regards,
○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント英語

• 東京支社 = Tokyo branch
• 内容に不備等ある場合は（何か不備があったら） = if there is any discrepancy
• 修正するので（修正ができるように） = so that I can make a correction
• 東京の街を案内する = give you a tour in Tokyo もしくは guide you in Tokyo
• 今度こちらにいらした時は = if you come back next time

和訳

件名：6月度のマンスリーレポートを提出します

ハインズ様
お疲れ様です。
6月度のマンスリーレポート（東京支社分）をお送りしますので、
確認をお願いします。内容に不備等ある場合は修正しますので
ご連絡ください。

来日の際はありがとうございました。
今度こちらにいらした時は、東京の街をご案内します。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

入力ミスをしない作業方法を考えることが重要

資料作りの中で数値を入力する場合、全ての入力が終わった時点で合計値が合わないとなると、1から直したり、全ての項目をチェックし直したりと余計な時間がかかってしまうことがあります。
入力ミスに早く気づくためにも、入力は項目ごとに区切って行い、数値が合っているかを項目ごとに確認しながら作業を進めていくといいでしょう。

また、数値の桁数が増えれば増えるほど、入力時に隣り合った数字同士が反転してしまったり、1桁不足してしまったりとケアレスミスも増えます。
桁数が多い場合は、ミスを軽減するためにカンマで区切って入力するなど、なるべく連続して多くの数値を入力しないで済むような工夫をしてみるといいでしょう。
数値を口に出しながら確認作業をしたり、重要な資料を作成する場合は、1人が数値を読み1人が入力するといった2人体制で作業を進める方もいるようです。

提出先が社内であっても気を抜かず、ミスがない資料作りにはどんな方法が適しているのかを考えながら業務に取り組んでいくといいでしょう。

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