請求書を作成したいので、見積書を送って欲しい場合の英文メール

"得意な英語を活かしたい"ということで、派遣会社で外資系の企業を紹介される方も多いと思います。
派遣先で経理部門に配属となった場合、経理の実務経験がないと聞いたことがない専門用語が並んでいるだけでなく、処理の流れなども最初は覚えていくのが大変で戸惑ってしまう方もいるのではないでしょうか。
海外にある支社と業務のやりとりをする際にも、日常では使わない単語や言い回しを駆使していかなくてはなりません。

この英文メールシリーズでは、単に英文メールの例を紹介するだけでなく、ワンポイント英語というコーナーで経理の現場やビジネスシーンで活用できる単語や言い回しをピックアップして紹介しています。
ご自分の持つ英語の知識にワンポイント英語を取り入れ、ぜひ日々の業務に役立てていってください。

シチュエーション

B社への請求書を作成するにあたって、金額が不明なため社内の担当であるスミスさんに見積もりを依頼し送ってもらうことに。
国内の支社へはメールをし、確認のために電話を入れている明子さんですが、同僚のスミスさんは時差があるボストン支店勤務のため、とり急ぎメールで問い合わせることにしました。

英文メール

Subject; Request for sending the quotation to B

Dear Mr. Smith,

How's everything?
I would like to send the invoice for 10 dozen R products to B.
Please send me the quotation you have submitted to B by the end of this week.
※ You can attach it via email.

Thank you in advance.

Best regards,
○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント英語

• ～の依頼 = Request for～
• ～したい（と思う） = I would like to～
• B 社へ提出した見積書 = the quotation you have submitted to B
• 今週末までに = by the end of this week、期限を表したい時には by を使うとよい

※You can attach it via email.は直訳すると、「あなたはそれを E メール経由で添付できます」。～で構いません＝あなたが～できる、と捉えてこのかたちに。
※Thank you in advance.を依頼のメールの最後に付けると、前もって感謝の意を表すことで、宜しくお願いしますと同意になる。

和訳

件名：B社への見積書を送ってください

スミス様
お疲れ様です。
B社へR商品10ダースの請求書を送りたいので、
B社へ提出した見積書を今週末までに送ってください。
※メールへの添付で構いません

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

請求書は見積書を見ながら作成

請求書を作成する際には、担当から口頭で請求金額を聞く、もしくはメールの本文などに金額を記載してもらうという方法もありますが、聞き間違いやメール上のタイプミスが発生する可能性もあるので、必ず取引先に提出した見積書の控えを取り寄せて、金額や内容を確認しながら請求書を作成するようにしましょう。
その際、見積書に不明点や不備があった場合は必ず担当者に確認し、請求書を送る前に社内でクリアにしておくことが大切です。

請求書を送ってしまったあとに不備が発覚すると、取引先に迷惑を掛けてしまうことはもちろん、処理に時間を要してしまい、他の業務のスケジュールにも影響が出てきてしまいます。スムーズに進めていくためにも事前のチェック作業には細心の注意を払って取り組みましょう。
また、見積書の控えと請求書の控えは必ずセットでファイリングし、後々、内容の確認が必要になった場合でもすぐに取り出せるようにしておくとよいでしょう。

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