売掛金未収のお知らせをする場合の英文メール

英語力をメールで蓄える

取引先だけでなく、社内のやりとりの中でも英語力が必要となるビジネスシーンは多くあります。
経理の専門知識に加えて英語力を身に付けておけば、業務が円滑に進むだけでなく、ご自身のスキルアップにもつながります。メールは今やコミュニケーションツールとして欠かせないもの。まずは、メールのやりとりで英語力を蓄えてみてはいかがでしょうか。

このシリーズは、シチュエーション別に英文メール・和訳・ワンポイント英語と3本立てで構成されており、文法やルールを確認したり、単語を活用したりと様々な方法で利用していただけます。
また、経理上の処理で注意しておきたい点も後半にまとめていますので、実務に役立つ情報コンテンツとしても活用してください。

シチュエーション

シンガポール支社のエドワードさんが担当しているB社の売掛金が3ヶ月間未収となっています。
毎月エドワードさんに伝えてはいたものの入金がないので、経理部長に状況説明のための文書を提出しなくてはならなくなりました。

エドワードさんに、3ヶ月間未収になっている点と上司に報告書を提出するために状況を教えてもらいたいという点を伝えるため、メールを送ることにしました。

英文メール

Subject; Regarding the unpaid accounts receivable

Dear Mr. Edward,

I hope you are doing well.
Regarding the accounts receivable from B in your charge, we have not received the payment last month, and there are three months arrears of the account.
Please inform me the situation of B in order to report to the accountant manager.

Thank you for your cooperation on this matter.

Best regards,
○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント英語

• 売掛金 = the accounts receivable
• あなたが担当している = in your charge ※はじめに Mr. Edward と名前を入れているので、your で OK
• 3ヶ月分の未収 = three months arrears of the account で 3ヶ月分の支払いの遅れの意
• ～しなくてはなりませんので = in order to～
• 経理部長 = accountant manager
• この件に関してのご協力に感謝します = Thank you for your cooperation on this matter
  ※ 前もって感謝の意を伝える表現で、できるだけ早急な対応を促す意味がこめられる。

和訳

件名：売掛金の未収について

エドワード様
お疲れ様です。
エドワードさんが担当しているB社の売掛金未収の件ですが、
先月末の支払いもなく、３ヶ月分の未収となっています。
経理部長に報告をしなくてはなりませんので、
B社の状況を教えてください。

この件に関してのご協力に感謝します。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

未収金があった場合はすぐに上司に報告

売り上げが出たら、請求書の作成・送付、仕訳、総勘定元帳・補助簿への転記だけでなく入金確認も一連の業務に含まれます。入金確認は、銀行で通帳に記入して行うか、ネットバンキングで管理している会社の場合は、ネット上で行います。

その際、入金されているかの確認だけでなく、請求書と照らし合わせながら金額に相違がないかもチェックしておくことが必要です。予定日を1週間以上過ぎても入金が確認できない場合は、直属の上司に報告し、担当者にも状況を伝えます。

"今まで遅れたことはなかったので、そろそろ入金されるだろう""処理上のミスかもしれない"といったような自己判断は禁物です。もしかすると、資金繰りが悪化して支払いが滞っているのかもしれません。
早いうちに取引先の経営状況を把握することで、新規の取引を停止し未収金が増えることを抑止できますので、この点はしっかりと覚えておきましょう。

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