今月の交通費精算書を提出して欲しい場合の英文メール

メールを送る前には必ず内容をチェック

英語の入力に慣れていない場合、ちょっとしたタイプミスに気がつかないことがあります。
メールを送る前には必ず読み返してみること。特に英語の場合はアルファベットがひとつ違うだけで、全く違う意味になってしまう場合もあります。

また、単語や文意を間違えて覚えている場合もあるので要注意です。
慣れるまでは、辞書や「経理で使える英文メール 」シリーズの英文メールの例やワンポイント英語を使って、ご自分のメールをチェックしながら進めていくといいでしょう。

シチュエーション

月末に交通費の精算処理をしていたところ、同僚のウィルソンさんの交通費精算書が未提出であることがわかりました。どこかの書類に紛れ込んでいるかなと探しましたが、やはり明子さんの手元にはないようです。

1人でも未提出だと月末の処理が進められません。
早速社内メールでウィルソンさんに連絡し、早急に交通費精算書を送ってもらうように伝えました。
また、既に期日を過ぎているため、明後日までに処理をしないと間に合わないので今日中に送って欲しいという具体的な提出期限も明記しました。

英文メール

Subject; Please submit your transportation expense report in May

Dear Mr. Wilson,

I hope you are doing well.
Your transportation expense report in May has not yet been received by accounting department, and it is past due on last weekend.
We can still process this the day after tomorrow, so could you send it by fax or by email by today?
Please be sure to submit it by the due date from the next month in order to have a smooth transaction.

Appreciate your support.

Best regards,
○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント英語

• 交通費申請書 = transportation expense report
• 経理部 = accounting department
• 先週末が5月の交通費精算書を提出する期限でしたが、～届いていません
  → 5月の交通費精算書が経理部に届いておらず、先週末の期限を過ぎてしまった
  = Your transportation expense report in May has not yet been received by accounting department , and it is past due date on last weekend.
• 明後日処理すればまだ間に合うので→「明後日にまだ処理できるので」という意味
  = We can still process this the day after tomorrow
• 「必ず～してください」（ = ～を確実にする） = be sure to～
• 処理の関係上 = 円滑な（業務の）処理をするための意味で in order to have a smooth transaction を使う

和訳

件名：5月度の交通費精算書を提出してください

ウィルソン様

お疲れ様です。
先週末が5月度の交通費精算書を提出する期限でしたが、
まだ経理部に届いていません。
明後日処理すればまだ間に合うので、今日中にFAXかメールで送ってください。
また、処理の関係上、来月以降は期日までに必ず提出してください。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

交通費の精算時に気をつけること

経理の出納業務の中で多くを占める経費の精算。
営業マンが多い会社では交通費の精算が多くなりますが、1日ごとや週ごと、月1回など精算するタイミングは企業によって異なります。

いずれにしても、提出日を過ぎても交通費精算書が提出されないと、経費の精算を進めることができません。
未提出の同僚には連絡を入れて催促するのはもちろんのこと、翌月からは期限までに提出してもらえるような一文を添えておくといいでしょう。

内容に関しては記載されているルートで金額は合っているか、合計金額に誤りはないかを確認します。
会社によっては経済的なルートで移動しているかをチェックするところもあるようです。

また、近場への移動時に発生する交通費以外にも、遠方への出張が発生した場合は旅費交通費という科目で処理をする必要があります。
旅費交通費の場合は、交通費だけでなく、宿泊費や日当などが発生します。
日当は役職などによって変わってきますので、間違いのないよう処理するようにしましょう。

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