月次の予算を提出する場合の英文メール

日常的に発生する英文でのメール

英文経理を担当する派遣社員となった場合は、海外にある本社や支社とのやりとりが頻繁に行われることになります。
相手が外国人というケースも多いので、英文でのメールは日常的に発生する業務のひとつです。

請求書や見積書の内容確認といった現場サイドとのやりとりだけでなく、予算やマンスリーレポートの提出など、会社の経営にかかわることを担っていくケースもあります。

これらは定期的に送るものですので、件名は年や月だけ変更し、見せ方は統一しておくこと。毎回件名が異なると受け取る側も認識しにくく、後からメールを確認する場合も探すのに時間を要してしまいます。
どんな場合も、自分だけでなく周りも効率よく動けるような配慮をしながら業務を進めるといいでしょう。

シチュエーション

日本にある東京支社・名古屋支社・大阪支社の予算をとりまとめて、毎月ニューヨーク本社のモーリスさんへ報告する業務の担当になった明子さん。
予算表の作成が終わったのでメールで提出しましたが、今回は大阪支社が新規で顧客を獲得したので、その部分の予算が変更になっている旨をメールに明記しました。

英文メール

Subject: Regarding the budget for next month (September 2015)

Dear Mr. Morris,

I hope you are doing well.
I am Akiko Keiri, in charge of making the budget in Tokyo, Nagoya, and Osaka branch from this time.

Let me get straight to the point, I am sending you the budget for next month I have made.
The budget of Osaka branch has been increased because Osaka branch got a new client company yesterday.

Could you please confirm it?

Thank you.

Best regards,

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント英語

• 予算 = budget
• ～する担当(の) = in charge of～ing
• 早速ですが = Let me get straight to the point → すぐに本題に入りたい場合に使える表現
• 新規顧客企業 = a new client company

和訳

件名：来月分（2015年9月分）の予算について

モーリス様

お疲れ様です。
今回から東京支社、名古屋支社、大阪支社の予算を作成する担当になりました、
経理明子です。

早速ですが、来月分の予算をまとめましたのでお送りします。
大阪支社の予算ですが、昨日新規で顧客１社を獲得したので、
その分増えています。

ご確認ください。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

演算式や関数が入っている場合でも内容のチェックは忘れずに

予算表は、エクセルやアクセスなどを使って管理しているケースが多いようです。
演算式や関数があらかじめ入っているので、合計値などは細かくチェックしなくても大丈夫と安心しがちですが、行を挿入したことによって演算式や関数の範囲が変わってしまったり、誤入力によって演算式や関数を消してしまったりすることもありますので、入力を終えたら、誤りがないかを必ずチェックするようにしましょう。

演算式や関数が入っているセルには保護をかけておくと入力ができなくなるので、そういった策も事前にとっておくとよいかもしれません。
また、自分で表の作成から行う場合は、あまり複雑な仕組みにしないのもポイントのひとつ。
表は作成した本人が「どこにどんな関数が入っていて、その関数がどことリンクしていて･･････」と仕組みが分かっていても、それが複雑になればなるほど、他の人が理解しにくく使い勝手が悪い表となってしまいます。
業務を組み立てる際には、自分だけでなく組織で動いているという視点を常に持っておくといいでしょう。

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