棚卸しの報告を催促する場合の英文メール

ワンポイント英語を活用して、相手への気遣いも伝えましょう

自分はスケジュール通り進めていても、他部署からの回答が得られず業務が滞ってしまうことがあります。
その際は担当者に確認することになりますが、海外の支社や本社へ問い合わせる場合は、時差の関係からメールでのやりとりが主流となっています。
ただし、メールの文面は書き方によっては強く伝わってしまうこともあり、確認のつもりが催促のようになってしまい関係がぎくしゃくしてしまうこともあります。

特に慣れない英文でのメールの場合、言い回しについてはワンポイント英語を活用して、相手への伝え方や気遣いの言葉も加味しながらメールを作成するといいでしょう。
お互いが気持ちよく業務を進められるように考えることも、組織に所属している場合は重要なポイントです。

シチュエーション

明子さんの会社では月に1回棚卸しを行っています。
明日までに帳簿と在庫の付け合わせをする予定ですが、アメリカにあるB工場長のミラーさんから報告がありません。上司に指示を仰いだところ、メールで状況を確認するように言われたので、早速ミラーさんへメールを送ることにしました。

英文メール

Subject: Please inform us the result of stocktaking of B factory

Dear Mr. Miller,

I hope you are doing well.
We would like to check the books with the stock, how was the result of stocktaking of B factory?
As we have to send the head office the result after finishing check by tomorrow, please inform us as soon as possible.
And also, please send the result of stocktaking by email or by fax on the first day of every month from next month.
I am sure you are in busy season, but it is greatly appreciated if you could complete this.

Thank you.

Best regards,

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント英語

• 棚卸し = stocktaking
• 帳簿 = the books
• 本社 = the head office
• 早急に対応をお願いします = please inform us as soon as possible
  この場合結果報告を早くして欲しいということなので、できるだけ早く知らせてくださいという
  意味でinformを使う
• 毎月1日には = on the first day of every month
• 繁忙期でお忙しいとは思いますが、宜しくお願いします
  = I am sure you are in busy season, but it is greatly appreciated if you could complete this.
  → "it is greatly appreciated if～"で、「～してくれることをありがたく思う」の意

和訳

件名：B工場の棚卸しの結果を教えてください

ミラー様

お疲れ様です。
帳簿と在庫の付け合わせ作業をしたいのですが、B工場の棚卸し結果はいかがでしたでしょうか？
明日までに付け合わせ作業を終えて本社に結果を提出しなくてはなりませんので、早急に対応をお願いします。
また、次月からは毎月1日にはメールかFAXで棚卸しの結果を送ってください。

繁忙期でお忙しいとは思いますが、宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-◯◯◯◯-××××
経理担当
経理明子

いくつ売れたのではなく、いくら儲かったかが経理の考え方

工場や倉庫・店舗などを有する業種では、月もしくは年に1回棚卸しという在庫確認の作業が発生します。
主な目的としては、実際の商品と帳簿上の数字の付け合わせをすることで双方に相違がないかをチェックすること、在庫の確認によって売上原価を確定し、利益を把握することの2点が挙げられます。

売上原価とは、売った商品を仕入れたり作ったりするのにかかったコストのこと。
棚卸しで在庫を確認することで、売上原価と売上金額から棚卸しした時点での利益が把握できることになります。いくらたくさん商品が売れたとしても、利益がマイナスになってしまうようでは売れば売るほど会社が損をしてしまうことになります。

よって、経理では「いくつ仕入れて、いくつ売れて、在庫はいくつあるのか」ではなく、「いくらで仕入れて、いくらで売れて、いくら儲け（＝利益）があったか」という考え方が必要になってきます。

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