本社へ固定資産台帳を送付する場合の英文メール

添付書類にはパスワードを設定しておくと安心

セキュリティーの観点から、最近は「メールに書類を添付すると自動的にパスワードが設定されて送信される」といったシステムを導入する企業が増えてきています。
そういったシステムがない場合、宛先のメールアドレスが合っているか確認した上でメールを送付するのはもちろんのこと、社外秘などの重要書類を送付する場合はパスワードをかけておくと安心です。

パスワードは書類が添付されているメールには記載しないこと。必ず別のメールで伝えるようにしましょう。
そうすることで、万が一メールの宛先を間違えてしまっても、パスワードがないと相手が添付書類を開くことができないので、情報漏洩を防ぐことができます。

宛先間違いで多いのが同じ名字の人です。登録はフルネームでしておく、部署名と名前を併せて登録しておくなど間違いが起こらない環境づくりをしておくことも大切です。
特に英語の名前は日本人にとって違いを認識しにくいので、気を付けるようにしましょう。

シチュエーション

もうすぐ年次決算の時期。本社がアメリカにある明子さんの会社では各種書類の確認を本社で行っています。
決算に必要な固定資産台帳を事前に提出するように言われた明子さんは、早速メールでパーカーさんに送付。重要書類のためパスワードを設定し、後からパスワードを記載したメールを送る旨も伝えました。

英文メール

Subject: Sending the fixed asset register

Dear Mr. Parker,

Thank you for your hard work.
I am sending you the fixed asset register you asked me to submit by today.
Please note that the excel files are important documents and require a password.
I will send you a password by email later.

Thank you.

Best regards,

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 固定資産台帳 = the fixed asset register
• "Please note that～"は、特に注意してほしい事柄を伝えるときに使う表現
• 重要書類のためエクセル表にパスワードを設定しました = the excel files are important documents and require a password
  → 直訳すると、「エクセル表は重要書類でパスワードを必要とする」。英語の場合、簡潔な表現が好まれるので、そのまま訳す必要はない

和訳

件名：固定資産台帳をお送りします

パーカー様

お疲れ様です。
今日までに提出するようにいわれていました固定資産台帳をお送りします。
なお、重要書類のためエクセル表にパスワードを設定しました。
パスワードは、この後にお送りするメールに記載してあります。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-◯◯◯◯-△△△△
経理担当
経理明子

固定資産と減価償却費

会社の資産には、現金・預金や売掛金、受取手形などの流動資産の他に、保有する不動産や機械・パソコン・備品などの固定資産があります。
決算時には固定資産の把握も必要となりますので固定資産台帳で継続的に管理しておきます。
固定資産台帳では、実際にある資産と帳簿上の資産が合っているかを確認していきますが、併せて固定資産の価値が経過年数によって減少していくという減価償却の考え方も知っておく必要があります。

これは、帳簿上減価償却費と表されるもので、定額法もしくは定率法という方法で計算されます。定額法は毎年同じ金額の減価償却費が発生するという考え方で、計算方法は取得価格額に償却率をかけるというもの。
定率法は償却費の額は初めの年ほど多く、年とともに減少するという考え方で、未償却残高に償却率をかけて計算する方法です。

会社によってどちらの方法を取るかは異なってきますが、いずれにしても償却額が適正に算出されているかは複数の人数で確認するようにし、ミスのないように心掛けましょう。

英語力が活かせる経理派遣求人はこちら ≫