現金を多く渡してしまった場合の英文メール

内容を端的に伝える工夫も

様々な確認事項もメールでやりとりすることが多くなってきました。相手が営業マンである場合も、最近は携帯電話へパソコンのメールが転送される機能が付いていることからより便利なツールとなっています。
外資系の企業の場合は、同じ支社や支店内に外国人がいることも多いため、その利用頻度は高いものになってきます。

「経理で使える英文メール」シリーズでは、様々なシチュエーションを想定し文例を紹介しています。ワンポイント英語も併せて確認しながら、日常業務に取り入れ、相手に正しく内容が伝わるように活用していってください。

また、慣れてきたらなるべく端的に内容を伝える工夫もしてみましょう。ポイントを押さえたメールで自分も周りも効率よく業務を進めることができるようになります。

シチュエーション

現金と帳簿のチェックをしていたところ、どうしても5,000円あいません。
1日の業務を思い出してみると小口現金から営業のホワイトさんに交通費を支払った時に10,000円と5,000円を間違えて渡してしまった可能性が。
まずは上司に報告し、外出中のホワイトさんに手元に多く現金がないかを確認することになりました。

英文メール

Subject: Confirmation of cash I gave you today

Dear Mr. White,

Thank you for your hard work.
Sorry to interrupt you being out of the office.
It seems that I have given Mr. White 10,000 yen for your transportation expense in mistake for 5,000 yen.
( The books and petty cash do not match in 5,000 yen.)
Could you send me email or call me, Akiko Keiri, when you have time?

I really appreciate it.

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• ～中にすみません = Sorry to interrupt～
  → 何かをしている最中に、じゃまをしてすみませんという気持ちを伝えるときに使える表現。
  　  例えば、「お休み中すみません」と言うときは、"Sorry to interrupt your break. "
• 交通費 = transportation expense
• 「どうやら～のようだ」 = It seems that～
• 「ホワイトさんに5,000円出金したはずが～10,000円を渡してしまったようです」
  → 「ホワイトさんが10,000円を受け取った」という言い方で、"Mr. White has received 10,000
  　  yen ～""in mistake for 5,000 yen"は、「5,000円と間違えて」の意味
• 時間が空いた時で構いませんので = when you have time → 「時間があるときに」

和訳

件名：本日お渡しした現金について確認です

ホワイト様

お疲れ様です。

外出中にすみません。
交通費としてホワイトさんに5,000円出金したはずが、どうやら間違えて
10,000円を渡してしまったようです。
（どうしても帳簿と小口現金の金額が5,000円合いません）
時間が空いた時で構いませんので、メールかお電話を経理明子までお願いします。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-◯◯◯◯-△△△△
経理担当
経理明子

現金の管理も重要な仕事

経理の日々の業務のひとつとして現金と出納帳の照合作業があります。
取引先への入金などの大きな金額が動く場合は振り込みで済ませることが多いのですが、例えば文房具を仮払いで買ったのでその分のお金が欲しい、営業先への交通費をあらかじめ用意して欲しい、印紙を買うので現金が必要など社員から現金を求められることもあります。
そういった場合を想定して、会社では小口現金といって金庫に現金を用意して対応できるようにしています。

出金時間が過ぎたら、残りの現金と出納帳の内容が合致しているか確認して一日の締めとなります。
現金は金種分けといって、お金を種類別にチェックする会社もあります。金種で管理することによって万が一計算が合わない場合でも原因を突き止めやすいので、金種表がない場合でも独自に作成しておくとよいかもしれません。

また、社員が両替を求めてくる場合がありますが、この両替がトラブル発生の元になることが多いようです。
原則応じない会社もありますが、応じる場合でも上司などの第三者立ち会いのもとで処理を行い、受け渡しに間違いが生じないようにしましょう。

英語力が活かせる経理派遣求人はこちら ≫