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Column –経理に役立つコラム-

職場で色々な人に仕事を振られるけど、仕事の優先順位って、どう判断すればいいの?

複数の社員から複数の業務指示、こんなときどう対処すればいいの?

多くの人が働く職場。業務の指示が複数の人から来ることもあるでしょう。
そんなとき、仕事の優先順位はどうすればよいのでしょうか。

派遣社員の業務に関する責任者は「指揮命令者」

派遣契約の際に派遣会社から派遣社員へ交付される就業条件明示書の内容をよく見たことがありますか?
「業務内容」「就業場所」「就業期間」「賃金」など、派遣の仕事をスタートさせる上で重要な項目がいくつも並んでいます。その中には「指揮命令者」の記載もあります。
この「指揮命令者」というのが、実際に派遣就労が始まってから派遣社員に業務指示を出す人物、上司に当たる存在となるわけです。

でも、実際に仕事を始めると、職場には「指揮命令者」の他にも大勢の人がそれぞれに関わりを持って仕事をしていますし、特に経理は全部門と関連性を持って動いている部署なので、「書類作成をお願いします」「コピーをお願いします」「請求書を発行してください」「印紙が欲しいです」など、複数の人から異なった仕事の依頼が舞い込んできます。

長年務めた職場であれば、仕事の優先順位もすぐにつくかもしれませんが、派遣社員として就業を始めたばかりでは、優先順位を的確に把握するのは難しいこともあるでしょう。そんなとき、あなたならどうしますか?
小宮山さん(仮名)の例で、複数の指示が来た場合の対処法を一緒に考えてみましょう。

自分基準で判断せずに、指揮命令者に指示を仰ごう

小宮山さんは派遣社員として大手医薬品メーカーの経理事務に就業して2ヶ月です。
ようやく通勤や職場環境にも慣れ、仕事に集中できるようになりました。同僚の顔と名前も一致し、近くのカフェでランチタイムを共にするなど、人間関係も円滑で働きやすさを感じています。

でも、小宮山さんにはひとつ気がかりなことがありました。
職場フロアーでは80人もの社員が忙しく仕事をしており、ときに複数の社員から業務を集中して頼まれるのです。今のところ、やり忘れなど仕事の漏れもなく回せていますが、「この仕事は急ぎの仕事だった。もっと早くやって欲しかった」などという事態にならないか、毎日冷や冷やしていたそうです。

そんな心配を一緒にランチをしていた同僚に相談したら、こう言われます。
「いつまでにやればいいか、仕事の期限を聞くといいよ!」。以来、小宮山さんは、その場で終わる簡単な仕事以外、なるべく「いつまでにやればいいですか?」と依頼者に確認するようにしているそうです。

同じ時期に期限を迎える仕事が集中してしまったときは、指揮命令者に「どの仕事から取りかかればいいですか?」と業務の優先順位について指示を仰ぐようにも心掛けていると話してくれました。
また、指揮命令者に確認した後、優先順位のチェックリストを作ったり、業務別に「仕掛かり業務ファイル」で期日管理したりするなど、自分でもミスのない仕事を心掛けているそうです。

指揮命令者に確認する他、自分でも仕事の進め方に工夫を

派遣社員として仕事をしていると、同時期に複数の社員から多様な仕事を依頼されます。
それらの優先順位は職場に慣れないと、なかなか判断がつきにくいものもあるでしょう。
勝手な自己判断で事を進めてしまっては、業務の混乱を引き起こして、スキルワーカーとしての自分の存在価値も危ぶまれる事態になってしまいかねません。

仕事の手順や優先順位など、業務全般に関して困ったことがある場合に相談にのってくれるのが派遣先企業の「指揮命令者」です。自分が担当する業務について不明な点があれば、小さなことでも遠慮することなく「指揮命令者」に確認しましょう。

また、小宮山さんのように自分で工夫することも大事です。
ひとつひとつの仕事の期限を確認したり、チェックリストを作ったり、現在の進捗状況を細かく報告したりすれば、業務は円滑に進み職場でのあなたの信頼度もアップするでしょう。
業務内容に関して困ったら、迷わず「指揮命令者」に報告・相談を忘れずに。職場でコミュニケーションを取りながら、着実に実務経験を積んでいきましょう。

「指揮命令者」とコミュニケーションを取りながら進めましょう

仕事の手順や優先順位がわからないなど、業務内容に関して困ったことがあれば「指揮命令者」に何でも報告・相談すること。職場で上手にコミュニケーションを取りながら、業務を進めるようにしましょう。

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