従来と振込先が違う場合の英文メール

事務的なメール文にひと工夫を

電話は会話で成り立つものですが、メールは要求を一方的に送りがちで文面によっては不快感を与えてしまうこともあります。
メールの受け取り側に落ち度がある場合でも、相手が忙しい時に催促したり、強い言い方をしたりしては希望通りの動きをしてもらえない可能性もあります。

日本語では相手の気持ちを汲み取った表現ができたとしても、慣れない英文では事務的な文面になってしまい上手く相手に伝わらないことも多いようです。
ここで紹介している文例やワンポイント英語を活用することはもちろんのこと、季節の話題を盛り込むなどして、相手にプレッシャーをかけない工夫をしてみるとよいかもしれません。

シチュエーション

ワシントン支店に出張中のトーマスさんが担当している外注先E社から請求書が届きましたが、先月までと振込先が異なっていました。
トーマスさんからは何の報告も受けていませんし、振込先変更届も受け取っていません。
振込先を変更してよいのかはっきりしなかったので早速メールで確認することにしました。

英文メール

Subject: Regarding the bank account of E company

Dear Mr. Thomas,

I hope you are doing well.
Autumn has almost begun in Japan.
How is the weather of your area?

We have received the invoice from E company in your charge with business connection every month, the bank account recorded on it was changed.
We can't deposit without submitting the form for change from the person in charge of sales if the bank account has been changed.
Please submit the form for change if the change should occur after you check with E company.

Thank you in advance.

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 振込先 = the bank account→この場合、振込先の「銀行口座」
• 日本はだいぶ秋らしくなってきました = Autumn has almost begun in Japan
  → 直訳すると、「日本では秋がほとんど始まっています」
• 毎月取引のある = with business connection every month
• ...なしでは～できない = can't ～without...ing
• 変更届 = the form for change
• 担当営業（の人） = the person in charge of sales

和訳

件名：E社の振込先について

トーマス様

お疲れ様です。
日本はだいぶ秋らしくなってきました。
そちらはいかがでしょうか？

毎月取引のあるトーマスさん担当のE社から
請求書が届いたのですが、記載されている振込先が変わっています。
変更になった場合は担当営業から変更届を提出して
いただかないと振り込みができません。
E社に確認していただき、変更の場合は変更届を
提出してください。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-◯◯◯◯-××××
経理担当
経理明子

いつもと違う点は自己判断で処理しないこと

取引先の都合で振込先が変更されたり、締日が変更されたりすることがありますが、営業マンが変更内容を把握しておらず、経理に請求書が届いた時点で変更箇所が見つかることもよくあるケースです。
変更されていることに気付いた場合はそのまま処理を進めるのではなく、まずは上司に状況を報告すること。変更になったのではなく、取引先の記載ミスの場合も考えられるので、振り込んでしまってからでは処理が面倒になってしまいます。

どんな場合でもいつもと違うことを自己判断で処理すことは禁物です。
取引先まで巻き込んでしまうレベルまで問題が大きくなる前に、上司や同僚と情報を共有して解決するという意識を常に持って業務に取り組みましょう。
社会人の基本としてホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）という言葉をよく使いますが、これをしっかり押さえておくことでスムーズな業務や自分自身の信頼度にもつながっていきます。

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