月次決算書の提出日を調整してほしい場合の英文メール

添付資料がある場合は送信前に再度確認

メールには資料や画像が添付できる機能が備わっています。
よくあるミスとしては、添付資料を確認してくださいとメールの本文に記載しておきながら、肝心の資料の添付を忘れるということ。送信前には、本文を見直すだけでなく、メールが添付されているかを確認してから送信ボタンを押すようにしましょう。
送信済みのメールも併せてチェックする習慣をつけておけば、二重チェックにもなるので安心です。

他にも添付ファイルを間違えてしまうというミスも多く見られます。
月度を間違えたなどの場合は再送すれば大きな問題にはなりませんが、社外秘などの資料を外部に誤って送信してしまった場合はトラブルに発展してしまうこともあります。

海外とのやりとりの場合は、緊急で送ったメールに不備があると時差の関係から時間的なロスが発生し業務に支障をきたしてしまうことも考えられますので、送信する前には、資料が添付されているか、添付資料は間違えていないかという視点でもチェックを怠らないようにしておきましょう。

シチュエーション

海外にある親会社から　8月度の月次決算書の提出スケジュールがメールで送られてきました。
提出日を確認すると9月のシルバーウィークまっただ中。明子さんは、日本ではその期間は連休中で提出できない旨を伝えるためとスケジュール調整をお願いするために担当のクーパーさんにメールを送りました。
他にもゴールデンウィークや祝日の情報も添付資料にまとめて、今後スケジュールを作成する場合に活用してもらえるようにしました。

英文メール

Subject: Request for adjusting the date of submitting the monthly financial statements

Dear Mr. Cooper,

I hope you are doing well.
Thank you for sending me a schedule of the monthly financial statements the other day.
The date of submission is on September 22, 2015, however, it is Japanese national holiday on September 21-23.
Would you please readjust the date of submission?
I have made the list of Japanese holiday in a year from October, 2015 and New Year's holiday for your reference.
I hope that you will confirm the attached file and make use of it to make a schedule from now on.

Best regards,

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 調整する = adjust
• 月次決算書 = monthly financial statements
• 祝日 = national holiday
• 参考までに = for your reference(またはfor your information)
• ～が...してくれると良い = I hope that～will...
• ～を役立てる = make use of～

和訳

件名：月次決算書の提出日調整のお願い

クーパー様

お疲れ様です。
先日は、月次決算書のスケジュールをお送りいただき、
ありがとうございました。
提出日が2015年9月22日となっていましたが、
日本では2015年9月21日から23日が祝日でお休みとなっております。
つきましては、提出日の再調整をお願いします。
なお、参考までに2015年10月から1年間の日本の祝日や
年末年始休暇を表にまとめました。
添付資料をご確認いただき、今後のスケジュール作成時に
お役立てください。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

提出期限は必ず守ること

会社は組織であり、それぞれの社員がスケジュールや納期に則って仕事を進めています。
よって、業務の期限を守ることは基本中の基本です。一人の遅延が業務全体の遅れにつながってしまうということを念頭に置き、スケジュール管理をしながら取り組んでいきましょう。

但し、無理なスケジュールを提示された場合は、期日までに提出しますとすぐに安請け合いしないこと。まずは上司に相談し、他の業務との調整が可能かを確認します。調整が難しい場合はその旨と提出可能な日時を伝えて、調整してもらえるかどうかを相談しましょう。
「対応可能な期日を決めてその期日を必ず守る」ということを忘れないでおくことが大切です。

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