納品ミスの報告と再送および取り消し伝票発行のお願いをする場合の英文メール

メールアドレスの誤入力に注意

アドレスを直接入力してメールを送ることも多いかもしれませんが、誤入力のないように気をつけなければなりません。誤入力によって、伝えたい用件が相手に届かないばかりではなく、違う相手に送ってしまいトラブルに発展することも考えられます。

特に間違えやすいのが「・」と「.」や「_」と「-」など。手書きでメールアドレスを教えてもらった場合は、書き方によってはどちらにも見える場合があるのでその場で必ず確認することが肝心です。電話で聞いた場合は、記号名を相手が言い間違えている可能性もあるので、復唱する際は記号名だけでなく必ず「ハイフン、中央の線ですね」など見え方も併せて確認することを徹底しましょう。

また、初めてメールを送った相手には、向こうの営業時間に合わせて電話で送った旨を伝え、きちんと届いているかも確認するといいでしょう。自分に初めてメールを送った相手に対しては、届いていることを伝えるためにもすぐに返信しておくと相手も安心できます。

シチュエーション

通常は日本支社を経由して日本の企業に納品するB商品。納期の関係からアメリカにある工場から直送してもらったところ、違う商品が届いたとクレームが入りました。
電話を受けた明子さんは、工場の発送担当であるウィンターさんにすぐに正しい製品を納品し、間違えたものに関しては取り消し伝票を発行してほしいとメールで伝えました。

英文メール

Subject: Request for re-delivery and the issue of cancel receipt

Dear Mr. Winter,

I hope you are doing well.
Regarding the B product you sent directly to the customer from factory the other day, we have just got a complaint call that the customer received the wrong product.
If the customer has not received the product by September 25, the work will be delayed.
Please make the arrangement to resend immediately.
And also would you issue the cancel receipt for incorrect dispatch and report the cause of this matter?
Thank you in advance.

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 発行 = issue
• 取り消し伝票 = cancel receipt
• クレームの電話 = a complaint call
  ※日本語の「クレーム」は英語では「要求する」の意味で使われるので、complaintを使うのが一般的
• 作業が滞ってしまう = the work will be delayed
  ※作業が遅れてしまうでしょうという意味
• 至急 = immediately
• 間違えた分 = incorrect dispatch
  ※間違えて発送してしまった分・誤配送
• 今回の件の原因 = the cause of this matter

和訳

件名：再納品と取り消し伝票発行のお願い

ウィンター様

お疲れ様です。
先日工場よりお客様に直送していただいたB商品についてです。
先ほどお客様より違う商品が届いたとクレームの電話が入りました。
9月25日までに手元にないと作業が滞ってしまうとの
ことなので、至急再送の手配をお願いします。
また、間違えた分の取り消し伝票の発行と今回の件の原因報告もお願いします。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

納品ミスが発生した場合は原因をきちんと把握

多くの種類の商品を取り扱っている場合、特に品番が似ている商品などは誤って納品してしまうケースがあります。その際は正しい商品を至急手配するのはもちろんのこと、正しい納品伝票を発行すると共に取り消し伝票を発行する必要があります。取り消し伝票は、既に発行済みの伝票を取り消すという意味を持ち、赤字で記載されることから赤伝と呼ばれることもあります。

納品ミスが発生した場合は、一連の処理を迅速に行うだけでなく、同じミスを繰り返さないように、「どうしてミスが起きてしまったのか」ということもきちんと把握しておきましょう。
その情報は、同僚や上司と共有し再発防止策を考えておくことも必要です。

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