役員の承認印押印徹底のお願いをする場合の英文メール

重要度「高」は頻繁に使用しないこと

緊急性があるものや重要な確認事項を認識してもらうために、メールソフトには重要度を表示できる機能が備わっています。
送信する際に重要度を「高」に設定すると、相手のメールに重要度を示す「！」が付されて表示されるので、受け取った相手は重要度の高さを認識することができるという仕組みです。

相手にきちんと確認してもらいたいという気持ちでどのメールにも重要度「高」を設定する人がいるようですが、頻繁に使用してしまうと受け手が本当に重要なメールを見落としてしまう可能性も出てきてしまいます。また、毎回重要度「高」で送られてくると不快に感じる人もいるかもしれません。
特に海外とのやりとりの場合は会ってコミュニケーションを取ることができないため、業務にも影響が出てしまうことも考えられます。
メールソフトには様々な機能が備わっていますが、正しい判断をもって使用するようにしましょう。

シチュエーション

"所属部署の役員承認印がないのに、図書購入費申請書が処理されている"と監査人から経理担当の明子さんに指摘が入りました。
申請者であるブラントさんに聞いてみると、役員が不在だったので押印しないまま社内便に乗せてしまったとのこと。早速ブラントさんの直属の上司にメールで報告し、再発防止をお願いしました。
明子さんは領収書が貼付されていたので処理してしまいましたが、今後は押印のチェックも徹底するように上司から注意を受けました。

英文メール

Subject: Request for being thorough to put an executive stamp of approval

Dear Mr. Baily, Sales Department 1

Thank you for your hard work.
Our account department have received an application form for the purchase of books and we have transacted it.
However, an auditor has pointed out that an executive stamp of approval was not on the form.
We asked Mr. Blunt in charge, he seemed to have arranged without putting stamp because the manager or Mr. Baily was not present at that time.
Please make sure to put a stamp in order to avoid this kind of confusion in the future.
Thank you in advance.

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• ～を徹底すること = being thorough to～
• 役員の承認印 = an executive stamp of approval
• 申請書 = an application form
• 図書購入 = the purchase of books
• 監査人 = an auditor
• 押印せずに = without putting stamp
  ※without～ing は「～せずに」という表現
• 不在だった = was not present
• 今後はこのようなことがないように = in order to avoid this kind of confusion
  ※「このような混乱を避けるため」という意味。相手に落ち度がある場合、少し強い表現を使うこともできる

和訳

件名：役員の承認印押印徹底のお願い

営業一部　ベイリー様

お疲れ様です。
営業一部の図書購入費申請書が経理に届き、
処理させていただきましたが、
監査人より役員の承認印が押印されていないと指摘が入りました。
担当のブラントさんに聞いたところ、部長及びベイリーさんが不在だったので押印なしで
手配してしまったとのことです。
今後はこのようなことがないように、部署内で押印の徹底をお願いします。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

書類に不備がないか細心の注意を

アメリカでは21世紀初頭に大規模な経営破たんが連続して発生し、不正会計が明るみに出たことによって企業会計の信頼度が低下してしまったため、再発防止を狙いSOX法を施行。日本でもJSOX法が2008年に施行されています。これは、適正な内部統制が整備されていることを経営者が表明し、監査法人の証明を受けることを求めている法律で、上場企業のほか、連結子会社や持分法適用会社などが対象となっています。

経理部門においては、不正会計の要因となりそうなものは監査に回る前にチェックしておく必要があります。
今回のケースでは所属長の承認印の重要性やルールを理解していなかったために、監査人から指摘を受けることになってしまいました。業務に就いたら内部ルールを確認し、それに則って進めていくようにしましょう。

英語力が活かせる経理派遣求人はこちら ≫