外国税額控除申請のための納税証明書が昨年のものだった場合の英文メール

メールはテキスト形式で作成すること

メールは、テキスト形式もしくはHTML形式を選択して送ることができます。
テキスト形式は、その名の通り文字だけが送れる形式のこと。HTML形式は、画像を本文に貼付したり、好きな書体を選択したりできるため個性的なメールを送りたい、印象的なメールを送りたい人がよく使用していますが、HTML形式に対応していないメールソフトもあるので、ビジネスでは使用しないほうが無難です。

ビジネスメールの目的は、用件を的確に相手に伝えることです。華美な装飾や個性を出すことはビジネス向きでないばかりか、業務に支障をきたしてしまうこともありますので注意しましょう。

シチュエーション

外国税額控除を受けるために、ワシントン支社のリーブスさんに納税証明書を送ってもらうようにお願いしていましたが、昨年度の納税証明書が届いてしまいました。
リーブスさんは入社3ヶ月目の新入社員。もっと具体的に指示を出せばよかったと反省した明子さんですが、早速メールにて今年度の納税証明書を送ってもらうように伝えました。

英文メール

Subject: Please resend the certificate of tax payment

Dear Mr. Reeves,

I hope you are doing well.
Thank you for your prompt management to send the certificate of tax payment.
Although you have sent the last year's certificate, you need this year's certificate of tax payment in order to receive a foreign tax exemption.
I apologize that I have not specified which year of the certificate was needed when I requested.
Could you please resend this year's certificate?

Best regards,
○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 納税証明書 = the certificate of tax payment
• 早速対応していただきありがとうございました = Thank you for your prompt management to～
  ※～という迅速な対応をしてくれてありがとうの意
• 外国税額控除 = foreign tax exemption
• すみませんでした = I apologize that～
  ※～を申し訳なく思うという表現
• 明記する = specify

和訳

件名：納税証明書を再送してください

リーブス様

お疲れ様です。
納税証明書の送付につきまして、
早速対応していただきありがとうございました。
昨年度の納税証明書を送っていただきましたが、
外国税額控除を受けるためには今年度の納税証明書が必要です。
依頼時に、どの年度の納税証明書が必要かを明記して
おらずすみませんでした。
再送をお願いします。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

外国税額控除制度とは

外国税額控除制度とは、日本及び海外で所得税が二重課税にならないように調整する制度のことです。
外国税額控除を受けるためには、海外で納税したことを証明する納税証明書が必要になりますが、この納税証明書がない場合は外国税額控除が適用されないため、納めた外国税が費用扱いとなってしまいます。

納税証明書の発行は手間や費用がかかるために、面倒に感じてなかなか提出してもらえないこともありますが、控除額が大きいほど費用の負担が増えてしまうことを伝え、提出の必要性を理解してもらいましょう。
また、手間のかかる作業ということを認識し、いつの年度の証明書が必要かも具体的に伝え、再発行などが生じないようにしましょう。

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