自分の部署に配属された新入社員を紹介する場合の英文メール

添付ファイルのデータの大きさには注意

複数の人へメールを送信した時、特定の人にだけ送信できなかったというエラーメッセージが届くことがあります。
主な原因としてはメールアドレスの入力ミスなどが挙げられますが、いつも送っている相手なのに送れないとなると戸惑ってしまう方も多いでしょう。

この場合、添付ファイルのデータの容量オーバーという原因が考えられます。 サーバーによって受け取り可能なデータ容量の上限があって、これを超えてしまった場合、相手にメールが届かないことがあります。

エラーメッセージが届いた場合は、アドレスに間違いがないかを確認することはもちろんですが、10MB・20MBなど大きな容量のデータを添付していないかという点も確認してみるようにしましょう。
大きな容量のデータを送る場合は相手にどのくらいまでのデータが受け取り可能か、また聞く手間を省くため、予め大容量のデータ転送サービスを使うなど、業務に支障をきたさないようにしておくことも重要です。

シチュエーション

明子さんの部署に小林さんという新入社員が入ってきました。今後は明子さんの業務を一部引き継ぐことになったので、メールを送る際には必ずCCに入れて欲しいと本社の経理担当、バーンズさんにメールで伝えることにしました。

英文メール

Subject: We had a new employee

Dear Mr. Barnes,

I hope you are doing well.
Thank you for your kind consideration for the invoice last month.
We always appreciate your help.
We got a new employee, Ms. Kobayashi, joined our team today.
She will take over a part of my job from now on, so please include her address in CC when you email me for a while.

Ms. Kobayashi's address
○○○○@○○.co.jp

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 新入社員 = new employee
• 配慮していただきありがとうございました
  ※「 ～を考慮してくれてありがとう」という表現＝Thank you for your kind consideration for～
• チームに配属されました = joined our team
• 引き継ぐ = take over
• しばらくの間 = for a while

和訳

件名：新入社員が入りました

バーンズ様

お疲れ様です。
先月は請求書の件で配慮していただきありがとうございました。
いつも助かります。

本日より、私達のチームに新入社員の小林さんが配属されました。
今後、私の業務を一部引き継ぐことになりましたので、しばらくの間
私宛のメールには小林さんのアドレスもCCで入れておいてください。

小林さんのアドレス
○○○○@○○.co.jp

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

紹介は早めにしておきましょう

新しい仲間が加わった場合、特に関連部署へは早めに紹介しておきましょう。
いきなりメールグループのメンバーに加えると、誤送信と勘違いされてしまい、指摘されてしまうこともあります。

また、紹介が終わったら、本人からも無理のない範囲で経歴・持っている資格などを記載した自己紹介のメールを送ってもらうと、その後のコミュニケーションもとりやすくなります。
業務をスムーズに進めるためには、「人と人との良好な関係作りも重要」ということを覚えておきましょう。

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