月次報告資料の修正報告をする場合の英文メール

オートコンプリートでの誤送信に注意

最近のメールソフトでは標準機能となっている「オートコンプリート」。これは、宛先の頭文字を入力するだけで、宛先の候補が表示される機能で、メールアドレスを直接入力したり、登録されているアドレス帳から宛先を探したりする手間がないため、非常に便利な機能といえます。

一方で、選択を間違いやすく誤送信につながってしまうというリスクも持ちあわせています。名字やファーストネームが同じ人が登録されている場合は特に注意が必要です。

部外秘や社外秘の資料をメールでやり取りする機会も多くなっていますが、誤送信したために外部に情報が流出し、会社に損害を与えてしまうこともあります。送信する前には必ず宛先の確認をし、誤送信を未然に防ぐようにしましょう。

シチュエーション

先週送った前月の月次決算報告書で、一部が2ヶ月前の数値のままになっていたことが発覚。合計値がおかしいことに気付いた明子さんは上司に報告し、差し替え資料を本社に送りました。原因は単なるチェックミス。
今後同じミスをおかさないために、資料をメールに添付した後も最終チェックすることを決めた明子さんです。

英文メール

Subject: Resending the monthly report

Dear Mr. Sanders,

I hope you are doing well.
Because there was an incorrect number in the monthly report I sent last week, I am sending you the revised report.
The cause of mistake is that the number in two months ago was partly remained.
So we will make sure to check the contents before sending it in the future.

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 訂正した = revised
• 2ヶ月前 = two months ago
• 今後は提出前に内容をチェックして　※「今後は内容をチェックするように気をつける」の意 = we will make sure to check the contents before sending it in the future

和訳

件名：月次報告書を再送します

サンダース様

お疲れ様です。
先週送った月次報告書で、数値に誤りがありましたので
訂正したものをお送りします。
2ヶ月前の数値が一部残っていたのが原因でしたので、
今後は提出前に内容をチェックして送るようにします。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

ミスを防ぐにはどうしたらよいかを考えること

表へ数値を入力する場合、単純作業であるためにどこまで入力が終わったのかが曖昧になってしまうことも。資料を見ながら入力している場合は、入力が終わった数字を消していくと、どこまで入力したのかが明確になります。また、入力中に電話が入った、席を立ったなど作業が中断してしまうこともありますが、そんな時は入力が終わっている最後の項目を赤字にしておくというのもいいでしょう。

ミスを減らす方法は人それぞれです。業務を受け持ったら、効率よく進めることだけでなく、ミスを防ぐにはどうしたらよいかも同時に考えておきましょう。

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