過去の書類の処分。判断ができない場合の英文メール

送信者に返信・全員に返信の選択に注意

メールが届いた時に、CCに複数の人が設定されている場合があります。CCとはカーボンコピー（複写）の略で、TOがメインの宛先で情報をしっかり伝えたい人なのに対し、確認のために見ておいて欲しい人、つまり情報を共有しておいて欲しい人にあたります。
返信をする際には、送信者もしくは全員に返信を選択することになりますが、ここで注意したいのが返信の内容は誰宛に送るものなのかという点です。

自分にメールを送ってきた相手が同僚だった場合、内容を理解して「了解！」などと簡単な言葉で返す場合がありますが、CCに上司が含まれているにもかかわらず、全員に返信を選択して「了解！」と送った場合は、不快に思う人もいるかもしれません。
メールは送信ボタンを押してしまってからでは取り返しがつきません。送信前の宛先確認はしっかりとするようにしましょう。

シチュエーション

倉庫に保管されている書類を整理するように言われた明子さん。保存期間が10年を過ぎた親会社の書類が大量に出てきましたが、どう処分していいのかがわかりません。上司も判断ができないということだったので、担当のジョージさんにメールで確認しました。

英文メール

Subject: Regarding the disposal of documents in warehouse

Dear Mr. George,

I hope you are doing well.
We have found some documents of your department while organizing documents in warehouse.
The holding period has passed over ten years, please determine if you would like to dispose it or not.
※ I will attach the list of documents, please reply after checking the items of which we can dispose.

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 処分 = disposal
• 書類 = documents
• 倉庫 = warehouse
• （場所・ファイルなどを）整理する = organize
• 決定する、判断する = determine
• 項目をチェックした後 = after checking the items

和訳

件名：倉庫にある書類の処分について

ジョージ様

お疲れ様です。
倉庫に保管されている書類を整理していたところ、貴部署の資料が出てきました。
保存期間は10年を過ぎていますが、処分については判断をお願いします。
※書類のリストを添付しますので、処分してよい項目をチェックした後返信してください。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

経理帳簿書類の保存期間は10年。廃棄する場合の注意点も確認

会社法に則ると、経理帳簿書類の保存期間は10年となっています。
日常的にはパソコンでデータを入力して管理する時代になりましたが、紙で保存しておくことが原則です。
但し、一定の要件を満たせば電子での保管を認められる場合もあります。税務調査が入る場合は、過去3年分をチェックされることが多いので、保管場所は上司に確認しておくといいでしょう。

保存期間を過ぎて廃棄する場合は、情報の漏洩を防ぐために、シュレッダーで処理をするか、段ボールに書類をまとめて入れて業者に溶解処理をお願いする方法があります。間違っても、紐で十字に縛って紙ゴミとして処理しないようにしましょう。

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