電話で直接問い合わせたい場合の英文メール

メールの件名は案件ごとに変更

同じ相手とメールのやり取りをする場合、案件が変わっても件名はそのままにしてしまう方が多いようです。
届いたメールに対し返信をクリックし、文書を作成すればすぐに送信できるので、効率的といえるかもしれませんが、検索性は格段に落ちてしまいます。
メールは履歴が残ることがメリットのひとつで、打ち合わせの日程や提出期限などを記載しておくことによって情報の共有にもつながります。

しかしずっと同じ件名のメールが続くと、どのメールにどんな情報が記載されているのかがわからなくなって、探すのに時間を要してしまうことに。それぞれの案件をしっかり把握するためにも、案件が異なる場合は件名を新しいものに変更して管理するようにしましょう。

シチュエーション

社内システムの変更に伴い、会計ソフトの操作方法が変わった明子さんの会社。どうしても入力方法がわからないところがありましたが、メールだと伝達が難しいため、直接電話をしたいとメールをした明子さん。
時差があるので、現地時間を記載しその時間帯に連絡する旨をシステム部のカーターさんに伝えました。

英文メール

Subject: Regarding how to input in the accounting software

Dear Mr. Carter,

Thank you for your hard work.
Regarding the accounting software introduced when we changed the system, there were a few things I am not clear about input.
But it is impossible to explain in email.
I am sorry to bother you while you are busy, but I would like to call you and explain about the matter.
May I call you at 7 p.m. on October 8th (in your local time)?

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 会計ソフト = accounting software
• 入力方法がわからない　※入力方法が不明の意 = not clear about input
• お忙しいところすみませんが = I am sorry to bother you while you are busy, but

和訳

件名：会計ソフトの入力の仕方について

カーター様

お疲れ様です。
システム変更の際に導入した会計ソフトについてです。
入力方法がわからない箇所がいくつかあるのですが、
メールでうまく説明できません。
お忙しいところすみませんが、直接電話で説明したいと思います。
10月8日、午後7時（現地時間）にお電話を差し上げてもよろしいでしょうか？

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

現地時間を意識しましょう

海外とのやり取りはメールが主となりますが、電話で直接話すシーンも出てきます。
その場合、時差があるので事前にメールで●月●日●時（相手の現地時間）に電話で話したいということを伝えておくといいでしょう。

現地時間についてですが、例えばアメリカにはニューヨーク・シカゴ・デンバー・ロサンゼルス・アンカレッジ・ホノルルを主要都市とした6つのタイムゾーンがあります。それぞれ日本との時差が異なるので、連絡先はどのタイムゾーンに属するのか、時差は何時間かということを事前に調べておきましょう。

また、アメリカにはサマータイム期間（春から秋にかけての昼間の時間帯が長い時期）とそれ以外の期間があります。サマータイムは、１時間遅くなるので時差もその分変わってきます。間違えてしまうと約束した時間の認識がずれてしまい、相手に迷惑を掛けてしまうことにもなるので、注意が必要です。

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