レポート提出が遅れてしまう場合の英文メール

件名・本文で伝わりやすさを工夫

メールで業務内容を伝える場合、重要なポイントがきちんと伝わるような構成にすることも心がけたいことのひとつです。
長い文章でメールを作成すると、一番伝えたいことが相手に伝わらないことがあるので、文章は簡潔に。また、メール本文で、伝えたいことを目立たせるのはもちろんのこと、件名を工夫したり、件名の脇に※印で要点を入れておいたりすると、メールが届いた時点で相手に概要を伝えることができます。

件名・本文を紐付けて、伝わりやすさを考えながらメールを作成してみましょう。

シチュエーション

月初に提出しているレポートの在庫管理表内に不明点が出てしまいました。
担当に連絡したところ、確認には2日かかるとのこと。明子さんはレポートの提出が遅れる旨を本社の経理担当であるパウエルさんにメールで連絡しました。

英文メール

Subject: Regarding the submission of report
　　　　　 ※It will be delayed.

Dear Mr. Powell,

I hope you are doing well.
While I was making the monthly report, I found an unclear point in the sheet of inventory management.
Because it will take 2 days to confirm, let me submit it on November 7th.
I am sorry for the delay.

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 在庫管理表 = the sheet of inventory management
• ...するのに～（日）かかる = it will take ～ to ...

和訳

件名：レポートの提出について　※遅延します

パウエル様

お疲れ様です。
月次レポートを作成していたのですが、在庫管理表の中で不明点が出てしまいました。
確認するのに2日ほどかかってしまうので、提出を11月７日とさせてください。
遅れて申し訳ありません。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

遅延する場合は、早めに情報共有を

現場は日々変化しているので、月によって様々な不明点が出てくることがあります。望ましいのは期限までに全てをクリアにしておくことですが、想定外のことが起きてしまうのも避けられないというのが実情でしょう。

しかし、不明点が出た場合は早めにクリアにすることと同時に、上司や関連部署とも情報を共有しておくことが重要です。特に遅延が発生する場合は、その理由といつまでに提出できるのかをしっかりと組み立て、伝えておくようにしましょう。会社は組織で動いています。遅れてしまうことで慌てるのではなく、起きてしまったことをしっかり受け止めて、最善の対処方法を考えましょう。

英語力が活かせる経理派遣求人はこちら ≫