間違えた請求書を発行・送付。破棄をお願いしたい場合の英文メール

メールはフォルダーで管理を

今やメールは業務を進めていく上で、必要不可欠なツールとなっています。人によって異なるでしょうが、毎日数十件届く人もいるのではないでしょうか。

そこで注意したいのが受信ボックスの容量です。知らず知らずのうちに蓄積されていくメール。容量をオーバーすると、今まで受信したメールが消失してしまうことがあります。それを避けるためにも、宛先別や業務別にフォルダー分けをしておくことをおすすめします。そうしておけば、受信ボックスがいっぱいになることもなく、メールの整理も自動的にできるため、後から確認もしやすくなります。

シチュエーション

大阪支社に所属しているラッセルさんに請求書の発行を頼まれた明子さん。
直接クライアントに届けるということだったので社内便で送りましたが、送付後に内容に間違いが発覚。
ラッセルさんにメールをして、請求書を破棄して欲しいという点と再発行してすぐに送る旨を伝えました。

英文メール

Subject: Please discard the invoice of B company (closing at the end of September)

Dear Mr. Russel,

I hope you are doing well.
I sent the invoice of B company by in-house mail today, but the price on the invoice is different from the quotation because I input wrong unit price.
Please discard the wrong invoice as soon as you get it since I sent the reissued correct one.
error) 25,000yen (tax excluded )→ correct) 26,000yen (tax excluded)
※Please discard 25,000yen one.

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 破棄する = discard
• 社内便 = in-house mail
• 単価 = unit price
• 再発行した正しいものを送りましたので = since I sent the reissued correct one

和訳

件名：B社への請求書（9月末締め）を破棄してください

ラッセル様

お疲れ様です。
本日B社への請求書を社内便で送ったのですが単価を誤って入力したため、
見積りと金額が違っています。
再発行した正しいものを社内便で送りましたので、間違っている請求書は
届き次第破棄してください。
誤）25,000円（税抜き）→正）26,000円（税抜き）
※25,000円の方を破棄してください

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

ミスは事前に食い止める努力を

請求書の発行作業には慣れていても、思わぬミスをしてしまうこともあります。
キーボード上で隣り合う数字の誤入力、数値の誤った思い込み、違う顧客の単価を入力してしまうなど、そんな間違いをするわけがないという思い込みがミスにつながります。

常に「何か間違えているかもしれない」という気持ちで、最終チェックは怠らないこと。必ず、請求書の元となる見積書などと突き合わせるようにします。もし間違えていても誰かが見つけてくれるだろうという考えではなく、自分の仕事は100点の状態で終わらせるつもりで取り組むようにしましょう。万が一間違いが発覚した場合は、迅速な対応も忘れずに。

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