事務所移転を知らせる場合の英文メール

メールは送るタイミングや電話との併用も考えて利用

メールは送るタイミングも重要となります。いくらメールで伝えていてもタイミングが早すぎれば受け手が忘れてしまう可能性がありますし、遅すぎると業務に支障をきたしてしまう場合もあります。

内容にもよりますが、「いつ頃送ったらきちんと伝わるのか」という点を考えておくとよいでしょう。また、詳しい説明が必要な場合はメールだけではなく電話も併せてしておいたほうがよいかもしれません。何でもメールで済ませるのではなく、TPOに合わせた判断が必要です。

シチュエーション

日本にある神奈川支店が川崎市から横浜市へ移転することになりました。明子さんは、移転日・営業開始日・新しい電話番号・FAX番号・住所を本社のデイビスさんに送り、関連書類などの変更もお願いしました。

英文メール

Subject: Notice of office moving

Dear Mr. Davis,

I hope you are doing well.
Our Kanagawa branch office in Japan will be moved from Kawasaki-shi to Yokohama-shi on the 1st of next month.
Please confirm below.
●Day of moving (day of moving work): Tuesday, Dec 1
●Day of service opening: Wednesday, Dec 2
●Phone number: +81-45-○○○-×××× ※Service start from Dec 1
●Fax number: +81-45-○○○-×××× ※Service start from Dec 1
●Address: 1-1,〇〇,cho,〇〇.ku, Yokohama-shi, Kanagawa,○○○‐○○○○， Japan
※ E-mail address is unchanged.
Please update the address or phone number of Kawasaki office on your documents for this moving.

Best regards,

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 事務所移転 = office moving
  ※relocationという単語もあるが、moving は単に引越しの意味で使われるのに対し、relocationは転勤・転職、仕事環境の変更に伴う引越しというニュアンスで使われる。
• 移転に伴い、書類上の川崎事務所の住所や電話番号を新しいものに変えてくださいの意 = Please update the address or phone number... for this moving

和訳

件名：事務所移転のお知らせ

デイビス様

お疲れ様です。
来月の1日に、日本の神奈川支店が川崎市から横浜市に移転となります。
下記をご確認ください。
●移転日（引越し日）：12月1日（火）
●営業開始日：12月2日（水）
●電話番号：045-○○○-××××　※12月1日より開通
●FAX番号：045-○○○-××××　※12月1日より開通
●住所：神奈川県横浜市○○区○○町1-1
※メールアドレスは変更ありません
移転に伴い、川崎事務所の住所や電話番号の記載がある書類などにつきましては、
変更をお願いします。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

スムーズに業務が進められる方法を

メールで事務所移転を知らせる場合は、新しい住所や連絡先を伝えるだけではなく、営業開始日や電話が開通する日など情報も記載するようにしましょう。伝える項目に決まりはありませんが、移転することによって業務が滞らないようにするにはどうしたらよいか？ということを念頭におきながら、記載する内容を考えるといいでしょう。

仕事をしていく上では知識や経験などももちろん大切ですが、更に周りのことを考えながら取り組んでいくと、スムーズに業務を進めることができるでしょう。

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