電話会議に出られなくなった！　参加メンバーの変更を報告する場合の英文メール

敬称を使い分けること

日本語では女性でも男性でも"○○さん"とさん付けで呼ぶことが常ですが、英語の場合は男女、既婚か未婚かでも呼び方が変わってきます。
周りの人に聞くのはもちろんのこと、社員検索ができる会社の場合は、必ず検索して男性か女性かの確認しておくこと。また、Mr.は未婚・既婚の男性、Mrs.は既婚女性に使用、Ms.は未婚・既婚の女性、Missは未婚の女性に使用するということを覚えておき、失礼のないようにしておきましょう。

シチュエーション

12月1日に記録係として明子さんが参加する予定だったニューヨーク本社との電話会議。急用が入ってしまったため、小林さんが代わりに参加することになりました。参加者が変更になった件について、明子さんは早速会議の担当者であるガルシアさんへメールを送りました。

英文メール

Subject: Regarding the change of member participating in the phone conference

Dear Mr. Garcia,

I hope you are doing well.
I planned to participate in the phone conference on Dec 1 as a recorder, but something came up and I will not be able to make it.
Ms. Kobayashi will participate in the conference on my behalf , please contact her about the conference from now on.

Best regards,

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 参加する = participate in
• 会議 = conference
• 急用ができ参加できなくなった = something came up and I will not be able to make it
  ※something comes up～は、急用ができて約束を守れなくなってしまったというようなときによく使われる表現。
  (例) Something came up and I can't make it to the party tonight.　急用ができて今夜のパーティーには行けなくなってしまいました。
• （私の）代わりに = on my behalf

和訳

件名：電話会議の参加メンバーの変更について

ガルシア様

お疲れ様です。
記録係として参加予定でした12月1日の電話会議ですが、
急用が入り、参加できなくなってしまいました。
代わりに小林さんが参加することになりましたので、
今後会議についての連絡は小林さんまでお願いします。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

変更は早めの連絡を。情報共有も忘れないように

会議開催にあたっては、レジュメなどを用意しており、その中には当日の参加メンバーが記載されています。
会議の参加者が変更になった場合は早めに連絡すること。早めにわかれば資料作成の担当者が事前に修正対応をすることができるからです。

また、会議の内容や目的について事前に情報があれば、代わりの参加者とも共有しておきましょう。何も分からないで会議に参加した場合、理解できない内容が出てきて戸惑ってしまうことも考えられるからです。
当日は代行をお願いしたとしても、本来は自分の業務であり、その業務をきちんと遂行するという役割から外れたわけではありません。会議内容もきちんと引き継ぎ、どんなシーンでも責任を忘れないようにしましょう。

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