送金日変更をお願いする場合の英文メール

複数の人にメールを送信し、滞りなく進める

担当者が休みや海外出張などで不在にしていることも考えて、早めの対応が必要な業務を依頼する場合は、複数の人にメールを送信しておくこともひとつの手です。
その場合は、メールの宛先に担当者以外のアドレスを加えておくだけではなく、メールの本文にもCCで宛名を入れておくと、読んでもらいやすくなります。

緊急の場合、件名はストレートで分かりやすく、本文も必要な内容をコンパクトにまとめて送るといいでしょう。特に英語圏の人にメールを送る場合は回りくどい言い方は理解されにくいので、注意が必要です。

シチュエーション

60万ドルの送金をマルティネスさんに依頼した明子さん。送金日は1週間後の12月16日と伝えましたがカレンダーの見間違いで本当は5日後の12月14日に送金してもらわないと支払いが滞ってしまうことが発覚しました。
担当のマルティネスさんへすぐにメールを送った明子さんですが、メールの見落としがあると困るのでマルティネスさんの上司もCCに入れて送信しました。

英文メール

Subject: Please change the day of remittance

Dear Mr. Martinez,
Dear Mr. Duran,
CC Section Chief,

I hope you are doing well.
I told you the day of remittance of　six hundred thousand dollars was one week later, on Dec 16, yesterday, but I mistook a calendar, in fact, 5 days later, on Dec 14 was correct.
Could you please change the date to prevent payment from delaying?
And also I would be grateful if you could reply whether the day can be changed or not.

I am sorry to trouble you, but I appreciate your help.

Best regards,

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 送金 = remittance
• 課長 = Section Chief
  ※会社によって呼び方が違う場合もある。Section Manager、単にManagerということも。
• カレンダーを見間違えて = I mistook a calendar
  ※mistakeだけで間違える、見間違える両方の意味に使える。
• 支払いが遅れるのを避けるために期日の変更をお願いできますか、の意 = Could you please change the date to prevent payment from delaying?
  ※prevent...from～ingで、...が～するのを防ぐ、避ける
• ～してもらえるとありがたい、助かるという表現 = I would be grateful if you could～

和訳

件名：送金日を変更してください

マルティネス様
CC：課長デュラン様

お疲れ様です。
昨日、60万ドルの送金日を1週間後の12月16日と伝えていましたが、
カレンダーを見間違えていたようで、正しくは5日後の12月14日でした。
支払いが滞ってしまうので、期日の変更をお願いします。
なお、変更の対応が可能かどうかのお返事をいただけると
助かります。

お手数をおかけしますが、宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

間違えた場合も慌てず、以降の業務の流れを考えた行動を

今回のメールでは、自分が入金日の依頼をカレンダーの見間違いで誤って伝えてしまったこと、誤りだったため入金日を変更して欲しいということを伝えています。
誤りを認め変更の依頼をしていますが、万が一の場合も考えて、対応が可能かどうかの確認をしておくとよいでしょう。支払いが遅延してしまうと、会社の信用にも影響を与えてしまいます。

まずは遅れないように調整することが大切ですが、遅れる場合でも、事前に伝えておくのとおかないのとでは全く印象が変わりますので、支払先から問い合わせが入る前に対応しておくようにしましょう。
見間違いというのは誰にでもあることですが、再度確認することによって間違いを発見できます。時間がない場合でも、間違いがないことを確認してからメールを送信するようにしましょう。

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