部品が破損！　購入か修理かを相談する場合の英文メール

判断を仰ぐ際には、必要な情報を伝える

業務を進めていく上で、自分の判断だけでは結論が出せないことも多くあると思います。そういった場合には、上司や担当者・責任者などの判断を仰ぐことになりますが、判断しやすくするためにも、必要な材料や必要な情報を用意しておくとよいでしょう。

下記のケースでは、破損した機械を買い替えるのか、修理に出すのかといった相談をしています。メールには、それぞれの見積りを添付するだけではなく、破損した機械が使用できなくても他の機械の稼働時間を増やせば当面生産には支障をきたさないと報告しています。この情報により、すぐに判断しなくても生産に影響は出ないと確認できるため、ある程度時間をかけて経費面や今後の計画を考えながら、買い替えるのか、修理に出すのかの判断ができるようになります。

シチュエーション

大阪工場にあるA機のスプリング部分が壊れてしまいました。機械の老朽化も進んでいるため、明子さんは、機械を買い替えた場合とスプリング部分だけを修理に出した場合、両方の見積りをメールに添付して、本社のロペスさんに送信し、本社の指示を仰ぐことにしました。

英文メール

Subject: I wish to consult about damage of component

Dear Mr. Ropez,

I hope you are doing well.
The spring of A machine in Osaka factory was damaged.
Since A machine has become dilapidated, please decide at head office whether to purchase new machine or to repair it.
・In a case of purchase
・In a case of repair
Please consider it with the attached each quotation.
While A machine can not be used the production will not be interfered if we increase the operating time of B machine and C machine.

Best regards,

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 部品破損 = damage of component
• A機の老朽化が進んでいる = A machine has become dilapidated
• 添付したそれぞれの見積りで検討してください（それぞれの見積りを添付しましたのでご検討ください）
  = Please consider it with the attached each quotation
• 支障が出る、妨げる = interfere

和訳

件名：部品破損についてのご相談

ロペス様

お疲れ様です。
大阪工場にあるA機のスプリング部分が破損してしまいました。
A機の老朽化が進んでいるため、新しい機械を購入するか
修理に出すのか、本社にて判断していただきたいと思います。
・購入した場合
・修理した場合
それぞれの見積りを添付しましたのでご検討ください。
なお、A機が使用できない間はB機、C機の稼働時間を増やせば
生産に支障をきたすことはありません。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

見積りには条件を明記

業務をしていくなかで、見積りの作成を依頼されるケースがありますが、その際には金額や数量だけではなく、どういった条件で見積りを作成したのかという点も記載しておくようにしましょう。

例えば、パンフレットを作成する場合などは金額に初期のデザイン料は含まれているが修正費は別途必要になる、デザイン案が複数必要な場合は１案につき＋○○○○円かかるなど注釈として入れておきます。
人によって認識が違うということを念頭におき、後々トラブルにならないように書面にしておくことを忘れないようにしましょう。

また、見積りの有効期限も忘れずに。特に原材料などは価格が常に変動しています。数ヶ月前の価格がそのまま採用できないケースも多々あるので、提示した価格がいつのもので、いつまでの発注に有効な価格なのかも明記しておくようにしましょう。

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