納税額が少なかった理由を伝える場合の英文メール

添付ファイルはすぐに確認を

メールに添付書類がある場合は、本文だけではなく添付書類がきちんと開けるか、データが破損していないかを確認するようにしましょう。添付書類をもとに次の業務を行う場合、メール到着時から時間が経ってから確認してファイルがうまく受け取れていなかったとなると、問い合わせも遅くなります。
特に海外とのやりとりでは、その確認のために1日以上を要してしまうこともあります。全ての遅延につながりかねないので、確認を早めにしておくことは重要です。

シチュエーション

会計上の額より、実際の納税額が少ないと指摘を受けた明子さん。調べたところ、見込みより実際の減価償却費が多いことが原因のひとつと判明。早速本社の経理担当であるヒルさんにメールを送りました。

英文メール

Subject: Regarding the matter that the amount of tax due was small

Dear Mr. Hill,

I hope you are doing well.
Please be noticed that the actual amount of tax due was less than the amount posted on the accounting.
We have researched and found that the one of the reason was that the depreciation expense was higher amount than our first estimation.
I would also inform you the cause when I submit a report from now on.

Best regards,

○○corporation
TEL: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 納税額 = the amount of tax due
• ～ついて報告しますの意 = Please be noticed that～
• 減価償却費 = depreciation expense
• 初めに見積もったよりも額が高いの意 = higher amount than our first estimation

和訳

件名：納税額が少なかった件について

ヒル様

お疲れ様です。
会計上の額より、実際の納税額が少なかった件
について報告します。
調査したところ、初めの見込みより実際の減価償却費が多いこと
が原因のひとつとなっていました。
今後はレポート提出時に原因もあわせて報告します。

宜しくお願いします。

◯◯コーポレーション
TEL：03-○○○○-××××
経理担当
経理明子

入力に慣れたら、数字の分析もしてみる

レポートの作成作業に慣れないうちは数値の入力や内容の確認に追われて提出するのがやっと、ということになると思いますが、慣れてきたらそれぞれの数値が導き出された理由についても分析しておくといいでしょう。
例えば今回の場合は、実際の納税額が少なかったという指摘を受けていますが、レポート提出前に会計上の額と突き合わせておけば、自分でも少ないことを認識し、提出時に理由もあわせて報告できるようになります。

こういった確認作業を繰り返すことによって、会社の経営状態なども把握できるようになり、自分なりに考えた改善点などの提案もしながらスキルアップにつなげていけるでしょう。

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