勘定科目の入力ミスを伝える場合の英文メール

必要なメールが迷惑メールに振り分けられてしまうことも

「数日前にメールで問い合わせた件、まだお返事がないのですが......」などといった連絡を受けたことはありませんか？
送り主は?月?日の?時に確かに送信履歴があると言っているのに、自分には届いていない場合は、迷惑メールとして迷惑メールフォルダに振り分けられている場合があります。迷惑メールフィルターを設定していると、迷惑メールの疑いがあるものは迷惑メールフォルダへ振り分けられてしまうのです。

まずは、迷惑メールと判断されないように連絡先に相手のアドレスを登録してみましょう。よほどの内容でない限り、迷惑メールとして振り分けられてしまうことがなくなります。また、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまったメールは、迷惑メールでないというボタンを押せば読むことができる場合もあります。

シチュエーション

先月の仕訳で、一部勘定科目の間違いを発見した明子さん。本社のモラレスさんへメールをし、今月分で修正対応したいと考えているが、その対応で問題がないかを聞きました。

英文メール

Subject: Regarding the input mistakes on the account title

Dear Mr. Morales,

I hope you are doing well.
I have mistakenly input an item that should have been on the accounts receivable into the outstanding sales balance last month.(one item)
It has been a while, so I would like to make a correction in this month, but would there be a problem?

Thank you for your attention.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 入力ミス = input ｍistakes
  ※単に文字を打ち間違えた場合のミスはmistype、またはtypoという
• 勘定科目 = account title
• 売掛金 = accounts receivable
• 未収金 = outstanding sales balance

和訳

件名：勘定科目の入力ミスについて

モラレス様

お疲れ様です。
先月売掛金に入れるべき項目を
誤って未収金に入れてしまいました（1箇所）。
だいぶ時間も経過してしまったので、
今月分で修正対応したいのですが問題ないでしょうか？

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

勘定科目の誤りの対応について

多岐にわたる勘定科目。慣れてきたころに入力ミスをしてしまうケースが多く見られます。
仕事では「今までの経験上、多分こうだろう」「確信はできないけれど、きっと間違えていないはず」といった判断は危険です。少しでも不明点がある場合は、過去のレポートを見直したり、上司や同僚に確認したりするようにしましょう。

また、誤りを見つけた場合は、すぐに対応策を考えるようにしましょう。今回のケースでは、次月で修正対応するとしていますが、調整科目として把握しておくことが必要です。
年次や四半期の決算時期の場合は次月での対応ができない可能性もあります。対応策についても自己判断ではなく、上司の指示を仰ぐといいでしょう。

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