大量受注のため、単価の変更を伝える場合の英文メール

メールアドレスの変更は早めに伝えること

ビジネスで使用しているメールアドレスが変更になる場合は、関連会社や関連部署になるべく早く連絡するようにしましょう。電話でのやり取りが主だった時代には、異動などで連絡先が変更になっても電話の受け手が説明してくれたかもしれませんが、メールの場合は急にメールが届かなくなることで混乱を招いてしまう可能性もあります。

また、転送機能が使えるようであれば活用するようにしましょう。未着メールをなくすだけでなく、古いアドレスに届いたメールの送り主に対して、再度メールアドレスの変更をお知らせするなどのフォローをすることもできます。

シチュエーション

通常単価5,000円で卸しているG商品。昨日F社から大量発注がありましたが、単価を下げて欲しいとの依頼も。営業が交渉した結果、単価を4,500円で卸すことになりました。F社の請求書のみ単価が変わってくる点を事前に報告するように言われた明子さんは、本社のサリヴァンさんへメールを送信しました。

英文メール

Subject: A price change of G merchandise　※For F company only

Dear Mr. Sullivan,

I hope you are doing well.
G merchandise has been sold for 5,000 yen, however, we got the large number of order from F company, and they requested to lower the price.
After the negotiation with the sales department, the price has been lowered and only for an invoice to F company the sales price of G merchandise will be 4,500 yen.
Please note that the item price of 4,500 will be stated in the invoice and it is not a mistake.

Thank you for your attention.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 商品 = merchandise
  ※ productは製品、生産物の意味合いが強く、goodsも商品の意味で多用されるが、日本語で～グッズという場合は、～merchandiseという。
• （値段を）下げる = lower

和訳

件名：G商品の単価変更について　※F社のみ

サリヴァン様

お疲れ様です。
G商品は5,000円の単価で卸していますが、F社から大量の注文が入り、
単価を下げて欲しいとの依頼がありました。
営業が交渉した結果単価を下げることになりましたので、F社の請求書
のみG商品の単価が4,500円になります。
請求書の単価欄に4,500円の記載があっても間違いではないのでご注意ください。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

単価変更の情報は、関連部署と共有を

企業同士のやりとりでは、交渉がつきものです。特に大量発注や長期間の定期発注の契約交渉をする際には、クライアントが「単価を下げてくれたら契約する」といった条件を挙げてくることがあります。
経理部門で働いている場合、直接単価交渉をすることはありませんが、単価変更があった場合は関連部署と情報を共有しておくことが必要です。

会社によっては、システム上、予め単価設定をしておかないと正しく請求書が発行されず、誤った請求書を送ってしまうなどのミスにつながってしまうことも。また、請求書を発送している部署が単価の変更を知らなかった場合、確認のために一旦作業がストップしてしまうことにもなります。会社全体の業務がスムーズに進むことを考えながら作業するようにしましょう。

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