接待交際費の増額について知らせる場合の英文メール

受け取ったメールから言い回しを学ぶ

最近では、様々なメールが様々な人から届くことが当たり前となってきました。メールが届いたら内容を理解し、対応すべきことには即対応するというのは当然ですが、送られてくるメールからは学ぶことがたくさんあります。
自分が読んでみて、こういう表現は心象がよいな、こんないい方は傷つくな...など、感じたことをメールの文章を組み立てる際に参考にするといいでしょう。

メールは今や大切なコミュニケーションツールですが、一方的になったり、知らない間に相手を傷つけたりすることもあります。送る前には内容が伝わるかどうかだけでなく、きつい表現をしていないかなど、文章の言い回しも確認するようにしましょう。

シチュエーション

取引先のA社、総勢10名が群馬工場へ見学にくることになりました。見学後は近隣の料理店で会食するため、今月の接待交際費が通常よりも増額になることに。予算は20万円としていますが、会食の翌日には正確な金額を報告する、と経理責任者のジェンキンズさんへメールにて報告しました。

英文メール

Subject: The increase in entertainment expenses

Dear Mr. Jenkins,

I hope you are doing well.
Next Thursday, ( in the Japan time, December 3rd), 9 people and CEO, a total of 10 people from A company, our client, will be visiting the Gunma factory.
After that, we will be having a meeting at the near restaurant.
● The cost estimate is 200,000 yen, but the day after the meeting, the precise amount will be informed.
● For this matter, this month's entertainment expenses will be increased.

Thank you for your attention.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 接待交際費 = entertainment expenses
• 最高経営責任者 = CEO (chief executive officer)
• 正確な = precise

和訳

件名：接待交際費増額の件

ジェンキンズ様

お疲れ様です。
来週の木曜日（日本では12月3日）に、取引先であるA社の最高経営責任者他9名、
総勢10名が群馬工場に見学にくることになりました。
見学後は、近隣の料理店で会食することになっています。
●予算は20万円としていますが、会食の翌日には正確な金額をお知らせします。
●本件のため、今月の接待交際費は増額になります。

以上、宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

必要な情報は正確に伝えることが大切。非公開情報の取り扱いには注意

勘定科目にある接待交際費とは、得意先を会食などで接待したときにかかる費用のことです。
かかった金額を報告するのはもちろんのこと、得意先名や人数・接待の内容など可能な限り具体的に伝え、接待交際費の内訳や接待の必要性・妥当性を理解してもらうようにしましょう。

経理の現場では、レポートに記載がある数字に対して質問が入る場合があります。すぐに答えが返せるように、ただ数字を入力するだけでなく、それぞれの数字について内容を理解しておくことが必要です。
また、質問については正確に答えることも必要ですが、全てを開示すればよいということではありません。個人情報や非公開情報は求められても教えてはいけない、ということを常に念頭においておくようにしましょう。

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