出張費の精算についての英文メール

●や・でメール本文を区切ってわかりやすく

メールは内容がすぐにわかるように伝えることが大切です。
だらだらと長い文章で書くのではなく、箇条書きにする、改行をまめにするなどの工夫はもちろんのこと、項目ごとに●や・で区切るなどして、どんなことが書いてあるのかひと目でわかるようにしておくといいでしょう。特に注意してもらいたい部分は※印などで強調するという方法もあります。

区切って書くことによって、受け手にわかりやすくなるだけでなく、自分自身も送信前にチェックしやすく、内容に間違いや漏れがなくなります。業務の効率アップやミスの軽減にもつながるので、メールを書く際はこれらのことに注意してみるといいでしょう。

シチュエーション

同僚のウォードさんが急な出張に行くことになりました。慌てて出かけたウォードさんに一旦3万円を経理から渡しましたが、併せてメールにて帰社後に残金の報告と領収書の提出をお願いしました（不足分は帰社後に支払う旨も併せて伝えました）。

英文メール

Subject: Fare adjustment on business trip

Dear Mr. Ward,

I hope you are doing well.
Today there was an urgent business trip, but could you make it to the departure time for the bullet train?

For the time being, the business trip expense of 30,000 yen was given from accountant, but please proceed the following when you return to the company.

● Report of the remaining money
● Submit the receipt

※ If the expense exceeds 30,000 yen, the shortage will be reimbursed to you.

Thank you for your time.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 精算 = fare adjustment
• ～の発車時間に間に合う = make it to the departure time for～
• 新幹線、高速列車 = bullet train　※Shinkansenでも可
• 不足分 = shortage
• 経費などを返済する = reimburse

和訳

件名：出張費の精算について

ウォード様

お疲れ様です。
本日は急な出張でしたが、新幹線の発車時間には間に合いましたか？

先ほど経理より出張費として3万円をお渡ししましたが、
帰社後には下記の手配をお願いします。

● 残金の報告
● 領収書の提出

※費用が3万円を超えた場合は不足分をお渡しします

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

精算には領収書が必要

予め出張日が決まっている場合は、電車などの乗車券や宿泊先の手配は経理ですることになりますが、急な出張であれば、これらの手配は間に合いません。こういったケースの場合は、出張費として現金を渡し、帰社後に精算となります。

精算は領収書と突き合わせて行うことになります。領収書がないと正しい精算ができないので、出張した社員には、かかった経費の領収書を受け取ることを忘れないように伝えましょう。
特に、出張に慣れていない社員や新入社員などには、具体的に何が出張費に相当するのかを伝えておくと、後々トラブルにならずに済みます。

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