約束手形の運用に関する英文メール

メールのやり取りはコミュニケーションのひとつ

メールが送られてきた時に、業務内容の確認だけでなく「寒いので風邪をひかないように気をつけてください」「忙しいようですが、お互い頑張りましょう」など、自分のことを気にかけてくれるような一文が入っている場合があります。

そのようなメールに返信する時は、その気遣いについても触れて、相手の気持ちに応えるようにしましょう。「そんなことは人として当たり前」と感じる方もいるかもしれませんが、月末や決算時期などの繁忙期には忘れてしまいがち。どんな時も、気持ちよく仕事ができるように相手を気遣いながら仕事に取り組みましょう。

シチュエーション

先月、銀行の残高チェックを誤り不渡りを出してしまいました。今月は、残金と手形との突き合わせを３名体制で行い、問題ないということを予め本社のリチャードソンさんに報告した明子さん。今後はチェックリストをもとに運用していく旨も報告しています。

英文メール

Subject: The operation of the promissory note

Dear Mr. Richardson,

I hope you are doing well.
I am sorry that last month I bounced a check as a failure to check the balance in bank.
I just confirmed with three accounting people in charge that the balance and the note amount are correct and tomorrow's withdrawal should be processed with no problem.
After this incident, we have created a checklist, so in the future we will review with the checklist to operate it every month.

Thank you for your time.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 運用 = operation
• 不渡りを出す = bounce a check
• 残高をチェックする = check the balance
• 引き落とし = withdrawal
• 毎月の運用をチェックリストで確認する = we will review with the checklist to operate it every month

和訳

件名：約束手形の運用について

リチャードソン様

お疲れ様です。
先月は銀行の残金チェックを誤り、不渡りを出してしまい失礼しました。
経理担当の3名で銀行の残金と手形の金額を付け合わせ、明日の引き落としは
問題なく処理されることを先ほど確認しています。
今回の件で、チェックリストも作成したので、今後は毎月の運用をチェックリストで
確認します。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

不渡りを出すとペナルティーが

不渡りとは、手形や小切手の金額が振出人から支払期日までに受取人に引き渡されないこと。会社の資金繰りがうまくいっていないケースのほか、銀行の残金不足といった単なる管理ミスのケースもあります。
いずれにしても資金不足と判断される理由で不渡りを6ヶ月以内に2回出してしまうと、2年間にわたり当座預金取引や融資を受けられなくなるというペナルティーが発生します。
上場企業の場合は、上場廃止にも追い込まれてしまうので信用を失ってしまうような事態になりかねません。引き落とし日や金額は常に把握し、残金の不足はないか確認するようにしましょう。

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