交通費か出張費かの質問をする場合の英文メール

メール本文と添付書類を使い分けましょう

文字がびっしり詰まったメールは、読みにくさが目立ち、重要な内容であっても後回しにされてしまうことがあります。
文字がびっしりということは、それだけ伝える内容が多いということ。こういった場合は、内容をワードやエクセルにまとめ、添付資料として送るようにするとよいでしょう。ワードやエクセルでは、図や表も挿入できるので、視覚に訴えることができたり、内容をまとめて伝えやすいといったメリットがあります。

常に、伝える内容やボリュームによって適した方法を考えながら業務を進めていきましょう。

シチュエーション

東京支店から福島に出張する社員の件で交通費扱いでは？という指摘がありましたが、日本支社内の出張旅費規定によると、東京から関東地方以外へ出張する場合は出張費とされています。
質問を送ってきたペレスさんに明子さんは返信メールをし、更に出張旅費規定の該当ページのスキャンデータと英訳も送りました。

英文メール

Subject: Regarding a business trip to Fukushima

Dear Mr. Perez,

I hope you are doing well.
You have pointed out that in case of a trip from Tokyo brunch to Fukushima, the expense should be a transportation expense, but according to the guidelines within Japanese branches, in a trip made from Tokyo to outside of Kanto area, it is considered as a business trip expense.
( Fukushima prefecture is adjacent to Gunma, Tochigi, and Ibaraki prefectures in Kanto area, but belongs to Tohoku area.)

For your reference, I have attached the appropriate pages from the guidelines.
※ Please see where it is indicated by a marker, and I have added English translation.

Thank you for your time.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 出張費とみなされている = 出張費扱いとなっている＝it is considered as a business trip expense
• 隣接している = adjacent
• 属している = belong to

和訳

件名：福島への出張について

ペレス様

お疲れ様です。
東京支店から福島に出張する場合は、交通費扱いでは？という指摘がありましたが、
日本支社内の出張旅費規定によると、東京都内から関東地方以外へ出張する場合は出張費扱いとなっています（福島県は関東地方の群馬県・栃木県・茨城県に隣接していますが、東北地方に属しています）。

参考のため、出張旅費規定内の該当ページを添付します。
※マーカー部分が記載箇所です。英訳も加筆してあるので確認してください。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

随所に気遣いを

社内規定は問い合わせが頻繁に入るもののひとつですので、すぐに確認できるようわかりやすいところに資料を保管しておくようにしましょう。正しく、わかりやすく伝えるためにはメール本文で説明することはもちろんのこと、基になる資料を裏付け資料として添付しておくとよいでしょう。

また、該当部分は色をつけるなどひと目でわかるようにしておくこと。ちょっとした気遣いが信頼やスムーズな業務につながります。資料が日本語の場合、送り先が外国人であれば英訳することも忘れずに。

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