破れた領収書は有効？と聞かれた場合の英文メール

重要な書類を郵送したときは、メールも併せて送っておく

郵便はメールとは違い、相手の手元に届くまでに時間がかかります。送受信の確認がその場でできないので、送った・送らない、届いた・届いていないというトラブルは頻繁に起こります。

このようなトラブルを未然に防ぐためにも、郵便物を発送したときは「今日、書類を発送しました」というメールも併せて送るようにしましょう。メールを送ることで相手も気に留めておいてくれるので、誤ってほかの書類と一緒に破棄してしまう可能性も少なくなります。

特に、重要な書類や相手が急いで欲しがっている書類の場合には、このように密に連絡を取ることで信頼関係も生まれます。「あの書類はいつごろ発送したかな？」と自分で確認したいときにも送信メールを見れば日付がわかりますので、記録をつけるという意味でも役に立ちます。

シチュエーション

ロドリゲスさんから届いた社内便。中には破れた領収書がテープで接合された状態で入っていました。添付されているメモには、「強く引っ張りすぎて破れてしまった」「金額・日付・店名は明確に読めるのでこれで処理をお願いできるか？」と書かれていました。
明子さんは上司に相談した上で、早速、この件についてロドリゲスさんへメールをしました。

英文メール

Subject: Regarding the ripped receipt

Dear Mr. Rodriguez,

I hope you are doing well.
I have received the receipt and looked enclosed memo via in-house mail.
The amount, date, and name of the store are clearly printed, so I will process using the receipt.

Thank you for your attention.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 社内便 = in-house mail
• 同封のメモ = enclosed memo　(note)
  ※どちらも「メモ」の意味だが"memo"は社内などでの連絡用の覚書の意味で使われることが多く、"note"は幅広い意味で使われる。
• 文字がはっきり印刷されている = clearly printed
  ※ここでは「はっきり判断できる」の意味で使っている。

和訳

件名：破損していた領収書について

ロドリゲス様

お疲れ様です。
社内便にて領収書が届き、同封のメモも拝見しました。
金額、日付、店名がはっきり判断できますので、
頂いた領収書で処理いたします。

宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

多少破損していても、重要な部分が読めれば有効

破れてしまったり汚れてしまった領収書でも、重要な部分が読めればその効力は認められます。
領収書の記載事項は法律で定められているわけではありませんが、ほとんどの場合「金額」「日付」「発行者（お金の受取人）」「宛名（支払人）」「但し書き」といった内容が盛り込まれています。

今回のロドリゲスさんのケースでは「金額・日付・店名は明確に読める」とありました。宛名部分や但し書き部分が不明瞭でも問題がないかどうかは、上司に相談するのがいいでしょう。

解読不明なほど汚れてしまったり印字が薄くなってしまうと、領収書としての効力を失ってしまいます。領収書の扱いは慎重に。レジスターから印字されて出てくるレシートは印字面を内側に折って財布にしまうなど、なるべくきれいな状態を保つように心がけましょう。

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