領収書の発行が必要か問い合わせる場合の英文メール

CCとBCCをうまく使い分ける

CCはカーボン・コピーの略で、BCCはブラインド・カーボン・コピーの略です。TOは「あなたに送っています」、CCやBCCは「あなたも目を通しておいてください」というような感覚で使い分けます。

CCとBCCの違いは、ほかの受信者に見えるか見えないかです。例えば、「TO」にXさん、「CC」にYさんとZさんを入れた場合、全員が「X、Y、Zにこのメールが届いている」ことがわかります。一方、「TO」にXさん、「CC」にYさん、「BCC」にZさんを入れると、XさんとYさんには「XとYにこのメールが届いている」ように見え、Zさんだけが「X、Y、Zにこのメールが届いている」ことを知ることができます。

経理は、お金の使い方について社員に指導することもあります。時にはデリケートな内容に踏み込むこともありますので、BCCの機能を知っていると「××さんにもこのメールが届いている」ということを伏せることができるのです。

シチュエーション

ビーバーさんが担当するB社は今月まで集金額が少なかったため、毎月手集金で売り上げを回収していました。ところが、来月から取引数が増えて金額も10倍に。大金を持ち歩くリスクを減らすために銀行振込に変更してもらいましたが、今まで発行していた領収書は必要か否かをビーバーさんへメールしました。

英文メール

Subject: The issue of receipt with the change to bank transfer

Dear Mr. Beever,

I hope you are doing well.
Starting next month, you have changed from cash payment to bank transfer.
Would I still issue the receipt in the same way it has been issued previously?

Please kindly reply to me.

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 発行 = issue
• 銀行振込 = bank transfer

和訳

件名：銀行振込への変更に伴う、領収書の発行について

ビーバー様

お疲れ様です。
来月から、代金を現金払いから銀行振込に変更していただきましたが、
以前まで発行していた領収書は、
今後も発行したほうがよろしいでしょうか。

ご回答のほど、よろしくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

求められたら領収書は発行しましょう

銀行振込であれば、通常は振込明細書が領収書の代わりになります。そのため領収書の発行は不要にも思えますが、相手から求められた場合には発行しなければなりません。領収書を発行することになった場合は、相手側が経費を二重計上してしまうのを防ぐため、但し書きに「○年○月○日　銀行振込分」と記載しておきましょう。

領収書発行の手間を省きたい場合や収入印紙代を節約したい場合は、「振込明細書をもって領収書の発行に代える」ことを契約時点で決めておくことで、領収書の発行義務はなくなります。契約書を作成する際は、こういったことも気にかけるといいでしょう。

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