部門別試算表を提出する場合の英文メール

ビジネスメールでは、署名の過度な装飾は控える

絵文字や顔文字などを使わないビジネスメールにおいて、署名は唯一デザイン性を発揮できる部分です。署名欄をおしゃれに飾るのは個性をアピールするチャンスでもありますが、ビジネスメールであることを忘れてはいけません。社内の人に送るメールであれば多少の装飾は問題ありませんが、社外の人に送るときや、社内でも目上の人に送る場合には、なるべくシンプルにするよう心がけましょう。

ネット上では、署名デザインのテンプレートが無料で公開されています。それらも参考にしつつ、デザイン性とシンプルさの丁度いいバランスを目指しましょう。

シチュエーション

仙台支店の開設に伴い、部門別試算表の提出を営業部長のグティエレスさんより求められた明子さん。この資料は、日本国内にある支店別の目標値を再設定するために使いたいとのことです。明子さんは早速、表と棒グラフを作成し、グティエレスさんにメールで送りました。

英文メール

Subject: Sending trial balances by department

Dear Mr. Gutierrez,

I hope you are doing well.
Your requested trial balances by department are completed, and I am sending it to you in this mail.
Since I heard that you would use this for resetting the desired value by branch, I made the table and bar graph data as well.

Please check it and accept the data.

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 部門別試算表 = trial balances by department
• 目標値 = the desired value

和訳

件名：部門別試算表の送付について

グティエレス様

お疲れ様です。
ご依頼いただいた部門別試算表が完成しましたので、
本メールにてお送りいたします。

支店別目標値の再設定のために使用すると伺っておりましたので、
表と棒グラフの資料も併せて作成しております。

ご査収のほど、宜しくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

試算表は使い勝手が抜群

試算表とはトライアル・バランス（trial balance）の訳で、TBと略します。貸借対照表項目と損益計算書項目のすべての勘定科目を一つの表にしたもので、各勘定科目の残高や合計額が一目でわかる一覧表です。試算表の残高で気になる勘定科目があれば、総勘定元帳で具体的な内容を調べることになります。

もともと試算表は、仕訳帳から総勘定元帳への転記が不備なく行われているかを確認するために作成されていましたが、コンピューターが普及し会計ソフトによる自動集計が一般的になった今でも、経営指標の算定など様々な用途があります。

企業によっては、経理が各部門におらず本社にしかいないケースもあります。そのような企業では、月次決算のつど部門別試算表を作成して配布することで、各部門に毎月の業績を把握してもらうことも可能になります。

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