昨年度予算の資料を送る場合の英文メール

対応が遅れた際にはお詫びの一言を忘れずに

問い合わせや依頼がきたときには迅速な対応が求められますが、資料を探すのに手間取ったり、ほかの仕事が立て込んでいたり、なんらかの理由で時間がかかってしまうことがあります。そのようなときには、対応が遅れたことへのお詫びを一言入れるようにしましょう。
どのくらい急いでいるのか、いつまでに返事がほしいのかを最初に聞いておくのも一つの手です。そうすることで、こちらも優先順位がつけやすくなります。
経理は、問い合わせや依頼が多い部署です。いつでもスムーズな対応ができるように工夫しましょう。

シチュエーション

そろそろ来年度の予算会議が始まる時期です。明子さんは、「前回の予算を教えてほしい」とグエンさんからメールを受け取りました。資料はすぐに見つけられましたが、明子さんは念のため去年の担当者に確認をとり、内容を確認してから返信しました。

英文メール

Subject: Budget amount in last year

Dear Mr. Gwen,

I hope you are doing well.
I am sending you the data of budget amount in last year that you inquired.

I had to contact the person in charge of this last year, so it took a time to respond to youｒ question.
I am sorry to have kept you waiting.

Best regards,

○○○○○corporation
Tel: +81-3-○○○○-××××
Account Department
Akiko Keiri

ワンポイント 英語

• 予算額 = budget amount
• 担当者 = the person in charge
• ～に時間がかかる = took(take)a time to～

和訳

件名：昨年度の予算額について

グエン様

お疲れ様です。
お問い合わせをいただいた昨年の予算額について、
資料をお送りしますのでご確認ください。

昨年の担当者に確認をとらなければならなかったので、
回答に時間がかかってしまいました。
お待たせして申し訳ございませんでした。

よろしくお願いします。

○○○○○コーポレーション
Tel : 03-○○○○-××××
経理担当
経理　明子

自分が携わっていない仕事は、担当者に確認する

今回のように、自分が担当していない仕事について聞かれることはよくあります。「多分合っているだろう」「これで間違いないはずだ」といった自己判断はせず、必ず担当者に確認しましょう。不確かな情報しかない状態で安易に返事をすることは、多くの人に迷惑をかける原因になります。転勤や退職などで担当者に確認が取れないときには、上司に相談するのがいいでしょう。

経理が管理している数字は、会社の方針や経営計画にも影響を与える重要な情報です。根拠のある、確かな数字を提供するように心がけましょう。

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